Rendezés

XXXV. Magyar Dolgozók Pártja, Magyar Szocialista Munkáspárt - Pártarchívumi kezelés - Rendezési szabályzat az MSZMP helyi (fővárosi és megyei) archívumai számára. Melléklet az "Útmutató az MSZMP helyi (fővárosi és megyei) archívumainak működéséhez" c. anyaghoz. 5 melléklet. • [1973] [MSZMP KB PTI Archívuma]

g)__ Ha az őrzési egység több kötetből áll, az archívumi jelzetet minden kötetre rá kell vezetni és ezen túl a kötet sorszámát, valamint a kötetben található első és utolsó lap sorszámát. • Példák' 2. f. 2/13. ő. e. 2. f. 2/13. ő. e. I. kötet II. kötet 426 lap 426 lap (1—200) (201—426) 6. f. 1964/3. ő. e. 56 lap h) A formai-technikai kialakítás végső munkafázisként minden őrzési egységet a 2. sz. mellékletben leírt őrjeggyel kell ellátni. 10. ŐRZÉSI EGYSÉG LELTÁR a) Az őrzési egység leltár (továbbiakban: leltár) célja és feladata, hogy tájékoztatást adjon a fond (fondcsoport) őrzési egységeiről, és segédeszköz legyen az anyag biztonságos őrzéséhez, nyilvántartásához. b) Amennyiben a fond fondcsoportokra oszlik, célszerű a leltárt is fondcsoportonként készíteni. c) Leltár csak a fond (fondcsoport) rendezésének befejezése után készíthető. d) Amikor olyan anyagok kerülnek elő, amelyek már egy leltárba foglalt fondhoz (fondcsoporthoz) tartoznak, az új anyag mennyiségétől és jellegétől függően kell eljárni: — ha az újonnan feltárt iratok mennyisége felülmúlja a már leltárba vett anyag mennyiségét, vagy ha a fondot (fondcsoportot) alkotó anyag leglényegesebb, legfontosabb része került elő, új leltár készítendő a teljes fondról; — külön leltárt kell készíteni az újonnan feltárt iratokról, ha azok mennyisége nagy, de nem haladja meg a leírt anyag mennyiségét és jelentőségük sem számottevő (ebben az esetben a leltárakat sorszámmal kell ellátni); — a meglevő leltárba vesszük fel az új anyagot akkor, ha az jelentéktelen mennyiségű. e) Az elkészült leltárt, ha az őrzési egységek között szigorúan bizalmas, vagy titkos minősítésű van, hasonló jelzéssel kell ellátni. f) A leltár három, számozott példányban készül és a Párttörténeti Intézet instruktora hagyja jóvá, amelyet az első példányon aláírásával jelez. Jóváhagyás után a leltár első példánya a fonddossziéba helyezendő, a második a kutatási célokra szolgál, a harmadikat a Párttörténeti Intézetnek kell megküldeni. g) Amennyiben a leltárban javítani kell (jelzet, lapszám-korrekció, új őrzési egység fondba helyezése stb.), a javítást mindhárom példányon el kell végezni. h) A leltár külső formája: vízszintesen fektetett A/4 formátumú géppapír, amelynek csak az egyik oldalára és géppel szabad írni. i) A leltár a következő elemeket tartalmazza: — címlap; — őrzési egységek leírása; — fondtörténeti (külön meghatározott esetekben csoporttörténeti) tájékoztató; — külön meghatározott esetekben mellékletként pl. a belső leltárak. 1 1