Rendezés

XXXV. Magyar Dolgozók Pártja, Magyar Szocialista Munkáspárt - Pártarchívumi kezelés - Rendezési szabályzat az MSZMP helyi (fővárosi és megyei) archívumai számára. Melléklet az "Útmutató az MSZMP helyi (fővárosi és megyei) archívumainak működéséhez" c. anyaghoz. 5 melléklet. • [1973] [MSZMP KB PTI Archívuma]

j) A leltár címlapján a következő adatokat kell feltüntetni: 0 1. az archívum megnevezése (MSZMP megyei Bizottsága Archívuma) 2. ha szükséges, a leltár minősítése (szigorúan bizalmas stb.); 3. a példány sorszáma (01, 02, 03); 4. a fond (fondcsoport) száma; 5. a fond (fondcsoport) megnevezése; 6. a leltár megnevezése (őrzési egység leltár); 7. ha a leltár több kötetből áll, a kötet sorszáma. k) Fentieken kívül az archívumi nyilvántartás (a fonddosszié) számára készített példány címlapján fel kell tüntetni: — a leltár példányszámát (készült 3 számozott példányban); — a leltárt gépelő személy nevét; — a leltár szövegét összeolvasó személyek nevét; — a leltár összlapszámát; — a leltárt készítő személy nevét; — a leltárt jóváhagyó személy nevét. 1) Ha a fondhoz — az újonnan feltárt anyagok miatt — újabb leltár készül, mindkét leltái címlapján fent, középen, arab számmal jelölni kell a sorszámot (1. sz. leltár, 2. sz. leltár) m) A fond elnevezése a címlapon azonos a fondkönyvben rögzített elnevezéssel. n) Az egyes fondcsoportokról készített önálló leltár címlapján a fond elnevezése után a cso port (fondkartonon meghatározott) nevét is fel kell tüntetni. (A leltár címlap-sémáját lásc 3. sz. mellékletként.) o) Az őrzési egységek leltárba való felvételének rendje és az őrzési egységek leírása. Mindéi őrzési egységet fel kell venni a leltárba az őrzési egységek sorrendjében. Amikor az őrzés egység kötetekre tagolódik, a leltárba csak az őrzési egységet kell felvenni. p) Fondtörténeti tájékoztató. (Lásd külön címszó alatt.) r) A leltár rovatai a következők: 1. őrzési egység száma (jelzete); 2. őrzési egység leírása; — őrzési egység címe; — (annotáció); — őrzési egység kezdeti és végső dátuma; — meghatározott esetekben az őrzési egységben előforduló helységnevek; 3. őrzési egység lapszáma; 4. Megjegyzés (minősítése). s) Az őrzési egység címének a benne foglalt dokumentumok jellemző ismérveit kell kifejeznie (Pl.: tartalma, tárgya, az iratok típusa, szerzője stb.) Abban az esetben, amikor a leltárbai egymás után azonos tartalmú (című) őrzési egység következik, az első címet teljesen kiír juk, a következőét „U.a." kifejezéssel jelöljük. t) A fond (fondcsoport) jellegétől függően a leltárt fejezetekre tagoljuk. A fejezeteknek össze foglaló címet adunk. u) Ha a leltár összterjedelme nagy, vagy több őrzési egységhez belső leltár is készült, a cím lap után helyes tartalomjegyzéket helyezni.