Rendezés

XXXV. Magyar Dolgozók Pártja, Magyar Szocialista Munkáspárt - Pártarchívumi kezelés - Rendezési szabályzat az MSZMP helyi (fővárosi és megyei) archívumai számára. Melléklet az "Útmutató az MSZMP helyi (fővárosi és megyei) archívumainak működéséhez" c. anyaghoz. 5 melléklet. • [1973] [MSZMP KB PTI Archívuma]

dik. A lapszámozást grafitceruzával, vagy számozó géppel a jobb felső sarokban, arab számmal kell végezni, ügyelve, hogy a szöveget meg ne sértsük. A fényképeket és egyéb illusztrációs anyagokat a hátlapon, a bal felső sarokban kell számozni. Az üres lapokat nem kell számozni. Ezeket —• ha a dokumentum történeti-muzeális értékében kárt nem okozunk — az őrzési egységből ki kell emelni. Tagsági könyveknek, útleveleknek, brosúráknak, stb. egy lapszámot kell adni és a címlap megjegyzés rovatában, vagy a zárójegyzőkönyvön jelölni kell, hogy a meghatározott lapszámmal ellátott irat hány eredeti számozott lapot, oldalt tartalmaz (pl. a 17. lapszámmal ellátott útlevél 37 számozott oldalt tartalmaz). Naplóknál, jegyzetfüzeteknél, könyvbe, vagy füzetbe folyamatosan vezetett jegyzőkönyveknél, stb. a fel nem használt lapokat nem szabad kiemelni, de számozni sem kell. A normál méretnél nagyobb lapokat — amelyek csak összehajtva férnek a dossziéba — egy lapnak kell számítani. Ha több dokumentumot ragasztottak fel egy lapra (fényképek, újságkivágások stb.) nem a lapot, hanem a felragasztott dokumentumokat látjuk el lapszámokkal. A több darabból öszszeragasztott dokumentumot egy lapként sorszámozzuk. A borítékot az irat mögé helyezzük és külön lapszámmal látjuk el. A több kötetből álló őrzési egységet 1-től folyamatosan kell végig lapszámozni és a köteteket római számmal jelölni. Ha az őrzési egységet, vagy egyes dokumentumait korábban lapszámozták, de a rendezés után a sorrend megváltozott, az őrzési egységet újra kell lapszámozni, a korábbi számot grafitceruzával át kell húzni. Ha az őrzési egység egy iratból (pl.: könyvkézirat, jegyzőkönyv) áll, amelyet eredetileg lapszámoztak, nem kell újra számozni. Ha az őrzési egység lapszámozása során néhány lap számozatlanul maradt, ezeknek az előtte álló lap számát kell adni, törve a, b stb. betűvel. Hasonlóan kell eljárni akkor is, ha két lap azonos számot kapott. (Pl: 26/a, 26/b.) A borítólap megjegyzés rovatába a lapszámozás esetleges hibáit be kell vezetni (Pl.: a 22., 57. és 101. lapszám kétszer lett felhasználva, a 7. lapszám a számozásnál kimaradt), és a „Tartalmaz számozott lapot" rovatba a lapok tényleges mennyiségét kell beírni. c) A borítólap a rendezés tényének és a lapszámozásnak a rögzítésére, valamint a kutató tájékoztatására szolgál. E célra egységes nyomtatványt kell használni (lásd: 1. sz. melléklet). A borítólap rovataiban a bejegyzésnek egyeznie kell az őrzési egységleltár megfelelő adataival (fond, fondcsoport, őrzési egység száma és címe, az őrzési egység évköre és lapszáma). A megjegyzés rovat az iratok minősítésének feltüntetésére az egy lapszámmal ellátott, de több lapot tartalmazó dokumentumok jelölésére, a rendezés során elkövetett hibák, és az őrzési egység mennyiségében esetleges későbbi változások (áthelyezés stb.) rögzítését szolgálja. A bejegyzést dátummal kell ellátni és olvashatóan aláírni. A rendezés után eszközölt bejegyzéseket az archívumvezetőnek aláírásával kell hitelesítenie. A borítólapot írógéppel kell kiállítani, olvashatóan aláírni. Lapszámozni nem kell. Ha az őrzési egység több kötetből áll, minden kötethez külön borítólapot állítunk ki és rajtuk a kötet számát jelezzük. d) Szükség esetén, ha az őrzési egység belső rendje megkívánja választólapot használhatunk a meghatározott ismérv szerint összevont iratcsoportok elválasztására. (Pl.: a nagyobb földrajzi egység szerint összeállított őrzési egységben az egyes helyiségek iratai közé stb.) A választólapra címszószerűen kell felírni az iratcsoport ismérvét. Lapszámozni nem kell. e) Az őrzési egységek belső rendezése, lapszámozása után az iratokat dossziéba, vagy dobozba helyezzük. Ezt megelőzően az iratokról a fémkapcsokat el kell távolítani. Ha a lap a normál méretnél nagyobb, alját és jobb szélét úgy kell behajtani, hogy az egy normál méretű doszsziéba (kötetbe) elférjen. f) Ha a fondban (fondcsoportban) ideiglenesen alakítjuk ki az őrzési egységeket, úgy csomagolópapírból hajtogatott palliumot használunk. A pallium a címlap legfontosabb adatait tar. talmazza.