Rendezés

XXXV. Magyar Dolgozók Pártja, Magyar Szocialista Munkáspárt - Pártarchívumi kezelés - Rendezési szabályzat az MSZMP helyi (fővárosi és megyei) archívumai számára. Melléklet az "Útmutató az MSZMP helyi (fővárosi és megyei) archívumainak működéséhez" c. anyaghoz. 5 melléklet. • [1973] [MSZMP KB PTI Archívuma]

c) Regisztratúra jellegű fondoknál — ha irattári selejtezés nem történt — lehetséges először ún. durva selejtezést végezni. Ez akkor célszerű ha a fond anyagában nagy mennyiségű, könnyen szétválasztható értéktelen irat van. (Pl.: pénztári bizonylatok, megrendelőlevelek, sokszorosított típus nyomtatványok stb.) d) Selejtezést általában csak az egész anyag ismeretében végezhetünk. A selejtezésre kiválasztott anyagok sorsáról véglegesen dönteni csak a fondban (esetleg fondcsoportban) folyó rendezési munka befejezése után szabad, amikor képet kaptunk arról, hogy a megmaradó anyag híven tükrözi a fondképző tevékenységét. Előbbiekből következik, hogy rendezetlen anyagot selejtezni nem szabad. e) A selejtezés tényét és meghatározott jellemzőit a „Selejtezési jegyzőkönyvben" (lásd: 11. p.) kell rögzíteni. f) Általános irányelv, hogy a felszabadulás utáni párt- és ifjúsági fondok 1945—1948. évi irataiból csak a kifejezetten selejt papírok, duplumok, nyomtatott sajtótermékek távolíthatók el. Megkülönböztetett figyelemmel kell lenni a pártélet döntő vagy kritikus éveiben (1948/49, 1953, 1956) keletkezett iratanyagra is. g) Pontos egyeztetés és összehasonlítás után selejtezhetők az ún. elnyelt iratok, amelyeknek adatai más, összefoglaló jellegű iratokban megtalálhatók. (Pl.: részjelentések, amelyekről összefoglaló készült — kivéve ha a részanyag több érdemi adatot vagy más értékelést tartalmaz.) h) A különösen nagy történeti értékkel bíró iratok kivételével az iratokat csak egy példányban őrizzük meg. összehasonlító ellenőrzés után a több példányban meglevő azonos szövegű (duplum) iratokat ki kell selejtezni. Duplumnak kell tekinteni azokat az iratokat, amelyek formailag megegyeznek, teljesen azonos szövegüek, s az ügyintézés során azonos feljegyzések (megjegyzések, lapszéli jegyzetek stb.) történtek rajtuk. i) Tükrözött iratoknak nevezzük azokat a dokumentumokat, amelyek eredeti rendeltetésük szerint más szerv számára készültek s pusztán tájékoztató céllal, tudomásulvétel végett érkeztek a fondképzőhöz. Ezeknek az iratoknak az eredeti, vagy másodpéldányai rendeltetésszerűen más állami-társadalmi-gazdasági szerv anyagában találhatók. (Pl.: tanácsok jegyzőkönyvei, tömegszervezetek belső anyagai, stb.) Kivételt képeznek azok az iratok, melyeken a pártszerv munkatársa érdemi megjegyzést tett. A selejtezésre kiválasztott ún. tükrözött iratok megsemmisítése előtt az illetékes levéltárt meg kell kérdezni, hogy saját — elpusztult — iratainak pótlására nem tart e ezekre igényt. Ha igen úgy átadási jegyzék kíséretében annak a levéltárnak kell átadni ezeket az iratokat. j) A párt- és a KISZ-szervek, -szervezetek, a Munkásőrség tükrözött iratait egyeztetés és ún. minőségi csere útján kell selejtezni. Az egyeztetés és minőségi csere az archívumi selejtezésnél azonban csak az alsóbb szervektől a felsőbb szervekhez küldött jegyzőkönyvekre és azok mellékleteire, valamint a munkatervekre, illetve a felsőbb szerveknek az alsóbb szervekhez küldött sokszorosított (nyomtatott) körleveleire, határozataira terjedhet ki. A folyó iratátvételek esetében a minőségi cserét az érvényben levő MSZMP- és KISZ-határozatok továbbá a Munkásőrség OP parancsai szabályozzák. 9. AZ ŐRZÉSI EGYSÉGEK FORMAI-TECHNIKAI KIALAKÍTÁSA a) Az őrzési egységek formai-technikai kialakítása a lapszámozásból, az őrzési egység borító első oldala (továbbiakban borítólap) kiállításából, az őrzési egységek jelzettel való ellátásából, az iratok dossziéba helyezéséből, konzerválásra, ill. kötésre való előkészítésből áll. b) A lapszámozás az iratok biztonságos őrzését és állandó sorrendjét biztosítja. Lapszámozást végezni csak a rendezés teljes befejezése után szabad. Az őrzési egység minden lapját számozni kell 1-től növekvő rendben. A számozás minden őrzési egységben 1-től újra kezdő-