Rendezés

XXXV. Magyar Dolgozók Pártja, Magyar Szocialista Munkáspárt - Pártarchívumi kezelés - Rendezési szabályzat az MSZMP helyi (fővárosi és megyei) archívumai számára. Melléklet az "Útmutató az MSZMP helyi (fővárosi és megyei) archívumainak működéséhez" c. anyaghoz. 5 melléklet. • [1973] [MSZMP KB PTI Archívuma]

d) A személyi fondoknál az őrzési egységek sorrendjét az alábbi séma szabja meg: 1. életrajzi jellegű anyagok (személyi dokumentumok, családi iratok); 2. hivatali és társadalmi tevékenység során keletkezett iratok; 3. levelezés; 4. memoárok, naplók, kéziratok, jegyzetek; 5. rokonokra vonatkozó iratok; 6. a fondképző által összegyűjtött sajtókivágások stb.; 7. fényképek; 8. a levéltár által a fondképzőre összegyűjtött iratok. 7. ŐRZÉSI EGYSÉGEN BELÜLI RENDEZÉS a) Az őrzési egységen belül az iratokat általában kronológiai sorrendben kell elhelyezni. A kronológia alapja az irat keletkezésének dátuma. b) A kronologikus rendezésnél többek között figyelemmel kell lenni a mellékletekre és az ügyiratokra. c) A mellékletek az alapirat dátuma alapján kerülnek besorolásra keletkezésük időrendjében. Kivételt képez, ha a mellékleteket betű, vagy számjelzéssel látták el, és ezekre az alapiratban hivatkozás történik. A költségvetéseket és terveket — ha nem melléklete egy másik iratnak — ahhoz az évhez (hónaphoz) soroljuk, amelyről szólnak. d) Az ügyiratoknál vigyázni kell, hogy az ügy egyes iratai együtt maradjanak. Ebben az esetben az alapirat (amellyel az ügy kezdődött) dátumához soroljuk az egész ügyet, és a többi iratot kronológiába rendezve az alapirat mellékleteként fogjuk fel. e) A dátum nélküli iratokat — amennyiben a keletkezés vagy a beérkezés idejét hozzávetőleges pontossággal sem lehet a tartalomból megállapítani — az őrzési egység végére kell helyezni. f) Földrajzi ismérv szerint kialakított őrzési egységeken belül, ha nagyobb területi egység anyagát tartalmazzák további földrajzi bontás is lehetséges. (Pl.: megyén belül járások, járáson belül helyiségek, Budapesten belül kerületek. Ebben az esetben először a járások, vagy helyiségek nevének abc-jébe, majd kronológiába rendezzük az iratokat.) g) Abc-szerinti rendezést általában levelezésből kialakított őrzési egységeken belül végzünk. Az iratokat először a személyek, vagy szervek nevének betűrendjébe helyezzük, majd egyegy személy, vagy szerv anyagát kronológiába rendezzük. A levelezésből kialakított őrzési egység belső rendezését úgy kell elvégezni, hogy a kimenő levelet és a rá érkezett választ ügyiratnak fogjuk fel. Ezt a rendezési formát abban az esetben helyes választani, ha a levelezésből kialakított valamennyi őrzési egységben végre lehet hajtani. h) Regisztratúra jellegű fondok őrzési egységeiben alapul vehetjük az iktatószámok növekvő rendjét is. Ez a rendezési mód azonban csak külön meghatározott esetekben alkalmazható. 8. SELEJTEZÉS a) A selejtezés a történeti-politikai értékkel nem bíró, vagy egészében azonos szövegű (duplum) iratok, továbbá az — alább meghatározott — ún. tükrözött iratok különválasztása és eltávolítása. b) A selejtezés a tudományos-technikai feldolgozás szerves részét képezi és iratonkénti elbírálás alapján történik. A selejtezés szükségességéről, mértékéről a rendezési terv készítésekor kell dönteni, s ezeket a rendezési tervben is rögzíteni kell.