Rendezés
XXXV. Magyar Dolgozók Pártja, Magyar Szocialista Munkáspárt - Pártarchívumi kezelés - Rendezési szabályzat az MSZMP helyi (fővárosi és megyei) archívumai számára. Melléklet az "Útmutató az MSZMP helyi (fővárosi és megyei) archívumainak működéséhez" c. anyaghoz. 5 melléklet. • [1973] [MSZMP KB PTI Archívuma]
Amennyiben az őrzési egység egy szervesen összefüggő, elválaszthatatlan iratot tartalmaz, amelynek terjedelme meghaladja a 250 lapot, úgy az őrzési egységet kötetre kell tagolni. (Az MSZMP 1957 megyei konferenciájának jegyzőkönyve 3 dossziényi, mégis egy őrzési egységként kell kezelni, mert a jegyzőkönyv belső összefüggései olyan szorosak, hogy további tagolás nem lehetséges. Ebben az esetben köteteket kell képezni.) d) Az őrzési egységek kialakításánál nem szabad az olyan egyedi ügyiratokat, amelyek nem tartoznak egyik őrzési egységhez sem, erőszakoltan besorolni valamelyik őrzési egységbe. Sokkal helyesebb ezeket az egyes iratokat egyéb címszó alatt egy őrzési egységbe összevonni, és hozzá iratonkénti jegyzéket (ún. belső leltárt) készíteni, vagy pedig minden egyes iratot önálló őrzési egységként felvenni a leltárba. e) A fondon belül az őrzési egységeket lehetőleg azonos mélységig kell kialakítani. Pl.: ha elhatározzuk, hogy a pártszerv vezető testületeinek egy-egy ülése a hozzátartozó mellékletekkel önálló őrzési egységet képez, ezt következetesen végig kell vinni. Ugyanez vonatko. zik a földrajzi, kronológiai, szerző, stb. ismérv szerint kialakított őrzési egységekre is. f) Az őrzési egységek kialakításánál figyelemmel kell lenni az iratok minősítésére (szigorúan bizalmas, titkos). Arra kell törekedni, hogy egy-egy őrzési egységbe azonos minősítésű iratok kerüljenek. Amennyiben az iratok belső összefüggése nem teszi lehetővé a minősítés szerinti összeállítást, akkor az őrzési egységet a benne levő magasabb minősítésű irat (iratok) jelzésével kell ellátni. g) Az iratok, illetve őrzési egységek minősítésének irányelvei: A pártarchívumokban általában bizalmas iratok vannak, ezért ennek jelölésétől eltekintünk. Szigorúan bizalmasként kell kezelni és Szig. Biz. jelzéssel ellátni: A felszabadulás utáni pártfondokból a választott vezetőszervek iratait. Titkos anyagként kell kezelni és Titkos jelzéssel ellátni: A felszabadulás utáni időszakból azokat a dokumentumokat, amelyek a fegyveres erőkre, államvédelmi szervekre vonatkozó nyilvánosságra nem hozott adatokat tartalmaznak; a párt vezetőiről szóló iratokat, egyes káderügyeket, egyéb titkos információkat tartalmazó dokumentumokat. A minősítést 10 évenként felül kell vizsgálni, hogy az időközben bekövetkezett esetleges változásokat helyesbíteni tudjuk. 6. AZ ŐRZÉSI EGYSÉGEK SORRENDJÉNEK KIALAKÍTÁSA a) Függetlenül attól, hogy regisztratúra jellegű vagy gyűjteményes jellegű fondról van szó az őrzési egységek belső sorrendjének tükröznie kell az őrzési egységek közötti összefüggéseket és segítséget kell nyújtani a fond kutatásához. b) Regisztratúra jellegű fondok esetében az őrzési egységek sorrendjének kialakításakor az alábbi elvek irányadóak: — Strukturális-kronológiai elv: amikor az őrzési egységeket a fondképző szervezeti felépítése s ezen belül évek (korszakok) szerint csoportosítjuk. — Kronológiai-strukturális elv: amikor az őrzési egységeket évek (korszakok) s ezen belül a szervezeti felépítés szerint csoportosítjuk. — Funkcionális (munkaterületi)-kronológiai elv (vagy ennek fordítottja): amikor az őrzési egységeket a fondképző funkciói munkaterületei, s azon belül évek (korszakok) szerint csoportosítjuk. c) Gyűjteményes fondoknál — jellegüktől függően — az egyes fondképzők szerinti, funkcionális, tárgyi-tematikai, kronologikus sorrendet vagy ezek kombinációját alkalmazzuk.
