Rendezés

XXXV. Magyar Dolgozók Pártja, Magyar Szocialista Munkáspárt - Pártarchívumi kezelés - Rendezési szabályzat az MSZMP helyi (fővárosi és megyei) archívumai számára. Melléklet az "Útmutató az MSZMP helyi (fővárosi és megyei) archívumainak működéséhez" c. anyaghoz. 5 melléklet. • [1973] [MSZMP KB PTI Archívuma]

— A rendezés után előkerülteket, vagy érkezetteket külön őrzési egységbe (őrzési egységekbe, szükség esetén külön fondcsoportba) helyezzük el, de rendezésük módja azonos kell hogy legyen a fond többi anyagával. Az előkerülés, vagy az új érkezés tényét feljegyzésben rögzítjük, amelyet a fonddossziéba kell elhelyezni. Nem sorolhatók be a fondba azok az utólag előkerült iratok, amelyeknek eredete, hitelessége kétséget hagy. Ezekből külön gyűjteményes fondot kell létrehozni, és a fondtörténeti tájékoztatóban utalni kell létükre. Ha a fondtörténeti tájékoztató már elkészült, úgy feljegyzést kell készíteni, s a fonddossziéban elhelyezni. Ha meglevő fondhoz archív képes hiteles másolatban érkeznek új iratok, ezeket az eredeti dokumentumokkal azonosan kezeljük, vagyis a fondba besoroljuk. Ilyen esetben a leltár megjegyzés rovatában az eredeti forrást (levéltár, stb.) fel kell tüntetni. II. A FONDCSOPORT A fondon belül az őrzés, a nyilvántartás és a kutatás megkönnyítésére fondcsoportokat hozhatunk létre. Kialakításukat indokolhatja az anyag összetétele, vagy nagy mennyisége. Létrehozásuknak azonban az a feltétele, hogy a fond anyagának összefüggéseit nem bonthatják meg. A fondcsoport a fondnak olyan egysége, amely önmagában is szerves, önálló részt alkot, és mint ilyen fondnyilvántartásunkban is szerepel. A fondcsoportok kialakításának ismérvei a következők lehetnek: — strukturális, amikor a fondképző szervezeti felépítését vesszük figyelembe; — funkcionális, amikor a fondképző munkaterületei szerint bontjuk a fondot; — irattípusok szerint, amikor célszerű, és az anyag lehetővé teszi külön sorozatok (pl. határozatok) összeállítását, vagy kéziratok és az egyéb iratok szétválasztását (pl.: személyi f ondóknál); — kronológiai, amikor a munkásmozgalom egy-egy korszaka szerint bontjuk az anyagot. PL: az MDP vagy MSZMP Megyei Bizottság fondján belül alakíthatók ki fondcsoportok a strukturális elv alapján: 1. Választott vezető testületek iratai. 2. Az apparátus irata. Az MDP (vagy MSZMP) Járási (Városi) Bizottság fondján belül: 1. Választott vezető testületek iratai. 2. Az apparátus iratai. 3., 4., 5. Egy-egy közbeeső Bizottság iratai. 6. Alapszervezetek iratai. Az MSZMP irataiban minden közbeeső PB — a megfelelő fondon belül — e

gy

_e

gy

fondcsoportot alkot. Ott, hol jelenleg az ún. közbeeső PB-t önálló fonóként kezelik a már archi- 1 vumban levő anyagoknál 1974. december 31-ig, az újonnan bejövő anyagoknál 1974. január 1-től a megfelelő fondba önálló fondcsoportokat kell beosztani. Egy-egy fondcsoportot alkotnak — a megfelelő fondon belül — a DISZ, KISZ járási, városi bizottságai és a Munkásőrség alárendelt egységparancsnokságai. Egy fondon belül törekedni kell az azonos ismérv következetes alkalmazására, de szükség esetén több ismérv alapján is létrehozhatunk fondcsoportokat. A fondon belül a fondcsoportokat arab számmal, egytől folyamatosan sorszámozzuk. A fondcsoportokban az őrzési egységek számozását 1. sorszámmal kell újra kezdeni. A gyűjteményes fondokon belül a fondcsoportokat az azonos fondképzőtől származó levéltári anyagokból kell kialakítani. 3. A FONDKÉPZŐ ÉS A FOND IRATAINAK MEGISMERÉSE Az iratanyag tudományos-technikai feldolgozása a fondképző történetének és a fond történetének a tanulmányozásával kezdődik. A fondképző megismeréséhez tisztázni kell: A fondképző létrejöttének és működésének történelmi körülményeit;