Rendezés

XXXV. Magyar Dolgozók Pártja, Magyar Szocialista Munkáspárt - Pártarchívumi kezelés - Útmutató az MSZMP helyi (fővárosi és megyei) archívumainak működéséhez. (Szakmai előírások; 10 melléklet.) • 1973.03.01 [MSZMP KB PTI Archívuma]

e) A fondkönyvbe egy fondot csak egyszer szabad bevezetni. A fond számát megváltoztatni nem szabad. Amennyiben a fond megszűnik, számát más fond nem kaphatja meg. f) Valamely fond megszűnése esetén a fondkönyv megjegyzés rovatában a megszűnés okát be kell jegyezni (pl.: egyesítve a fond anyagával). g) Amennyiben a rendezés során új fond keletkezik vagy az archívumba új fond érkezik be, a fondkönyvbe 48 órán belül — a soron következő fondszám alatt — be kell vezetni. 35. a) Az archívum a fonddossziékban gyűjti össze: i — az iratanyag archívumba kerülésével kapcsolatos iratokat (átadás-átvételi jegyzékeket; selejtezési jegyzőkönyveket), — a fond anyagában végzett levéltári feldolgozó munka során készült belső feljegyzéseket (pl. rendezési terv), — a levéltári segédleteket és az érvényét vesztett nyilvántartások anyagát. A megjelölt anyagokat jellegük szerint borítóban kell csoportosítani és a borítólapon címszószerűen (pl.: átadás-átvételi jegyzékek) megjelölni a tartalmat. b) A fonddossziékat a fondszámok növekvő sorrendjében kell őrizni. 36. a) A fondkarton alapvető nyilvántartási eszköz, amely naprakész tájékoztatást ad a fond egészéről: évkoréról, mennyiségéről, rendezettségéről, segédleteiről. A fondkartonon ezért a fonddal kapcsolatos változásokat folyamatosan vezetni kell. b) Fondkartont kell kiállítani valamennyi fondkönyvben szereplő fondról. c) Abban az esetben, ha a fond fondcsoportokra oszlik, valamennyi fondcsoportról külön fondcsoport-kartont kell kiállítani, mivel a nyilvántartásban vezetendő változások főleg állapotra és segédletkészítésre vonatkozóak — s ezek többnyire csoportonként következnek be. A fondcsoport-kartonok az egyes fondcsoportokra vonatkozó részadatokat tartalmazzák: PL: 6. fond MSZMP Edelényi Járási Bizottsága és alsóbb szintű pártszervei, alapszervezetei 1970. XI. 2. 285 ő. e. 1957—1965. irattárilag rendezett ideigl. ő. e. jegyzék 6. fond 1. csoport MSZMP Edelényi Járási Bizottsága 1970. XI. 2. 184 ő. e. 1957—1965. irattárilag rendezett ideigl. ő. e. jegyzék 6. fond 2. csoport MSZMP Borsodnádasdi Lemezgyár PB. 1970. XI. 2. 101 ő. e. 1957—1965. irattárilag rendezett ideigl. ő. e. jegyzék d) A fondkarton és a fondcsoport-karton első oldalára fond, ill. fondcsoport évkörének és mennyiségének változásaira vonatkozó adatok kerülnek (évkor, mennyiség). A fondkarton és fondcsoport-karton másik oldalára a fond, ill. fondcsoport állapotában (rendezettség foka, segédletek) bekövetkezett változásokat kell feljegyezni. (Lásd a kitöltött 3. és 4. sz. mellékleteket.) e) A fondcsoportokban bekövetkezett változásokat a fondcsoport-kartonon kívül — utalásszerűén — a fondkartonon is jelezni kell. PL: Az 1. fondcsoporthoz beérkeztek az 1967. évi iratok. Részadatok az 1. fondcsoport kar-