Rendezés

XXXV. Magyar Dolgozók Pártja, Magyar Szocialista Munkáspárt - MSZMP iratkezelése - Útmutató a párt iratkezelési és ügyviteli feladatainak ellátásához. Melléklet: 1-7. • 1986. jan. [MSZMP KB Pártgazdasági és Ügykezelési Osztály]

I. ÍRÁSOS ANYAGOK KÉSZÍTÉSE, BEKÉRÉSE 1. Az írásos anyagok és mellékletei másfeles sortávolsággal készüljenek. Az írásos anyagokat a tartalom és rendeltetés szerint az érdemi készítő, illetve a jóváhagyó minősítse, amely lehet: "szigorúan bizalmas", "bizalmas", "belső használatra" (a nem bizalmas jelzést az iraton nem kell feltüntetni). Az iratok és mellékletei minden példányán fel kell tüntetni a készítő szerv és személy nevét, a készítés időpontját, az iktató- és példányszámot. A visszagyűjtésre nem kötelezett "szigorúan bizalmas", "bizalmas" és "belső használatra" készített iratra, kiadványra rá kell írni "Az irat mégsemmisítéséről a címzett gondoskodik". Külső szerv testületi előterjesztésén az általuk alkalmazott iratjelzetet kell elfogadni. Az írásos anyag eredeti példányán a készítő ás a jóváhagyó sajátkezű aláírása szerepeljen. Az irat csak az engedélyezett, rágépelt példányszámban sokszorosítható. Külső szervnél történő sokszorosítást ellenőrizni kell. A határozatok példányszámát a testület hagyja jóvá. A további másolat készítéséhez a határozatot hozó testület, ill. az első titkár engedélye szükséges. A választott pártszervek (PB, VB, fegyelmi bizottság, munkabizottságok) üléseire készített írásos előterjesztéseket a pártszerv tagjai egy héttel előbb kapják meg. A pártértekezletről, pártbizottsági, végrehajtó bizottsági, fegyelmi bizottsági, pártvezetőségi ülésről, összevont taggyűlésről, valamint az egész pártmunkát érintő politikai és személyi kérdéseket tárgyaló alapszervezeti taggyűlésről szerkesztett jegyzőkönyvet kell készíteni. *, Az ülést vezető titkár szószerinti jegyzőkönyv készítését is elrendelheti. Az egyes napirendeket új oldalon kell kezdeni. A szóbeli kiegészítést, tájékoztatót - amennyiben az írásban is elkészült - a jegyzőkönyvhöz kell csatolni, más esetben a jegyzőkönyv tartalmazza. A jegyzőkönyv akkor tekinthető elkészültnek, hitelesnek, ha az ülést vezető titkár és a jegyzőkönyvvezető, vagy a szerkesztő aláírásával, a pártszerv bélyegzőjével ellátták. A gyorsíró feljegyzést (sztenogrammot) a jegyzőkönyv hitelesítése után selejtezés céljából az ügykezelésre le kell adni. A testületi ülésekről készített hangfelvételeket "szigorúan bizalmas" dokumentumként kell kezelni és őrizni mindaddig, amíg törlésükre, megsemmisítésükre a pártszerv titkára nem intézkedik. A hangfelvételek (magnó) végén rögzíteni kell a nyilvántartásra vontakozó adatokat (felvétel ideje, tartalma szerinti minősítése: szigorúan bizalmas, bizalmas, a szalag hossza: méter, ill. perc).