Rendezés

Általános - Szegőfi Anna: Fondismertető (fondtörténeti bevezető) tanulmányok készítése a BFL-ben. • 2003. [LSZ 2003/3. 22-46. p.]

információi egyaránt szolgálják a nyilvántartás és a tájékoztatás céljait. Ez a segédlet szigorú szerkezeténél fogva folyamatosan is feltölthető, így a „kampánymunka" jelleg elkerülhető. Szeretnénk hangsúlyozni, hogy a fondismertetö tanulmányokhoz szükséges adatok többsége, középszintű rendezettség esetén, valamennyi levéltárban rendelkezésre áll, csak a szigorú szerkezetbe kell beépíteni. Ennek bizonyítására *-gal megjelöltük azokat a kérdéseket, amelyek a kötelező nyilvántartások és segédletek alapján megválaszolhatók. Tájékoztatásul megemlítjük azt is, hogy bár a feldolgozás szorosan kötődik a számítógéphez, a BFL-ben először hagyományos formában készülnek a tanulmányok, ha úgy tetszik papír és ceruza segítségével, és a legmegfelelőbb változat utólag kerül a számítógépre. Ez azt is jelenti, hogy a szerkezet és a szabványok közmegegyezéssel történő elfogadása után a selejtezés, vagy rendezés alá kerülő fondokban a munkával párhuzamosan bármikor megkezdődhet a fondtörténeti kutatás, majd a tanulmányírás. A BFL időközben elkészítette a saját számítógépes nyilvántartó programját, és ezzel több kollégánk az ország különböző részén, Regisztrum néven ismerkedik, ahogyan házon belül mi is. Természetesen a program működése és feltöltése során számtalan problémával találkoztunk, aminek egy része a számítástechnikusok és programozók gondja, van azonban olyan is, amit a levéltárosoknak kell megoldaniuk. A levéltári iratanyag levéltáron és fondon belül is különböző szinten feltárt, nagyon sok esetben a rendezettség hiánya miatt nem tudjuk a választ, bármilyen jól megfogalmazott is a kérdés. Ezért jutottunk arra a megállapításra, hogy kutató- és levéltáros-barát programot csak úgy érdemes készíteni, ha megvan a lehető legteljesebb információ tárolásának lehetősége a programban és biztosított annak folyamatos feltölthetősége. Ennek az igénynek a számítástechnikai megvalósítására — ismereteim szerint — többféle megoldás is kínálkozik. A fond ismertetőkhöz mi olyan rendszert képzeltünk el, amelynek alapja az egységes struktúrában levéltáranként önállóan működő adatbázis vagy adatbázisok, amelyek on-line formában hozzáférhetők. A hozzáférésnél olyan egységes keresőrendszert kell alkalmazni, amely a feltett kérdésekre a választ az összes lokális adatbázisban keresi. A keresőrendszer programozásánál lesz döntő fontosságú az általunk elvégzett szabványosítás. Fontos tényezőnek tartjuk a központi programra vonatkozó döntésnél, hogy bár jelenleg a követelményrendszerben előírt nyilvántartásokról beszélünk, de működnek már más szerkezetű adatbázisok is a levéltárakban és készülhetnek a jövőben is, ma még számunkra is ismeretlen szerkezetű feltárások. A követelményrendszer keretein belül készülő központi nyilvántartás szakmai és számítástechnikai problémáinak egy részét — az elmúlt öt év tapasztalatainak tükrében — mi már előre látjuk, ezért döntöttünk úgy, hogy az általunk ideálisnak tartott feltárás tartalmát mindenkivel megismertetjük, és ha a Kollégák arra érdemesnek tartják, megvitatjuk. A vitatkozáshoz a Szerkesztési Utasítás és néhány jellemző fondról készült ismertető tanulmány közreadásával szeretnénk alapot adni. 24