Rendezés

Általános - Szegőfi Anna: Fondismertető (fondtörténeti bevezető) tanulmányok készítése a BFL-ben. • 2003. [LSZ 2003/3. 22-46. p.]

SZERKESZTÉSI UTASÍTÁS

2 A fondismertetö szerkesztése a fondképzöre és a fondra vonatkozó információk csoportosítását tűzte ki célul, az adatok közötti viszonyok figyelembe vételével. A szerkezet 3 fő adatcsoportot különböztet meg: /. Azonosítási adatcsoport II. A fondképzöre vonatkozó adatcsoport III. A fondra vonatkozó adatcsoport Az adatcsoportok és azon belül az adatsorok egy része nyilvántartási célú, leginkább statisztikai adat, másik része tájékoztatási célú, kutatóbarát, olvasmányos leírás. A szerkesztési utasítás keretében a nyilvántartási célú adatok esetében szigorúan a szabványosítást írtuk elő, a leíró részeknél a minimális adatok körét határoztuk meg, abból a megfontolásból, hogy a tanulmány készítőjének egyéni szerzői szabadsága, hogy a minimális ismereteken túl, mit tart közlésre érdemesnek. /. Azonosítási adatcsoport Jelzet (fond- és állagszinten)

3 A jelzet segédletünkben az ország és a levéltár nemzetközi azonosító jelét, a fond főcsoportszámból és sorszámból álló törzsszámát és az állagok betűjelét jelenti. Fondszinten az állagok összekötő vonallal kapcsolt kezdő és utolsó betűjelét, állagszinten már csak az adott állag betűjelét használjuk. A jelzetnek-szigorú szabványformája van.

4 Az ország és a levéltár rövidítését csupa nagybetűvel, ponttal elválasztva használjuk; a fond törzsszáma számcsoport: a fondfőcsoport római száma, ponttal elválasztva a fond arab számmal jelölt főcsoporton belüli sorszámától; az állagok jelei a sorszámtól ponttal elválasztva az ábécé fondon belül újrakezdődő és folyamatosan kiosztott kisbetűi. Cím, megnevezés (fond- és állagszinten) 1 A tanulmányokhoz használt változat 1999. június 28-án kelt, rövid tőmondatos utasítás formájában. Készítésekor az ISAD/G szerkezeti tagolódását, az egyes szerkezeti elemek megnevezését megtartottuk. A tanulmányok írása során lett egyértelmű, hogy a „magyarítást" tovább kell folytatni, és ez a szerkezet átalakítását is jelentheti. A tartalmas vita reményében a cikk írásakor az eredeti utasítást olvasmányosabbá fogalmaztuk át. Minta az eredeti utasításból: 1. A fond terjedelme, az iratanyag tagolódása (fond- és állagszinten) 2. Iratfolyóméterben és a raktári egységek száma és megnevezése szerint adandók meg a fond és az állagok összterjedelmi adatai fondszinten. Állagszinten iratfajták szerinti részletezéssel a raktári egységek számára vonatkozó adatok.(iratfajták: jegyzőkönyv, ügyviteli irat, belső ügyviteli irat, iktatott irat, iktatókönyv, mutatókönyv, összevont mutató, sorkönyv, irattári lajstromkönyv) 3 A fondismertetö fondszinten és ugyanazon fondon belül állagszinten is készül. A zárójelben azt jelöljük meg, hogy milyen szintű ismertetőben szerepel, és milyen szinten jelenik meg az adatsor. Pl. fondszintü segédletben a fond összmennyisége, állagszintü ismertetőben az állag mennyisége. A jelen ismertető írásakor megvizsgáltam a fondfőcsoport és a levéltári szintű ismertető készítésének lehetőségét. Véleményem szerint a Szerkesztési Utasítás átnézésével és átfogalmazásával minden szintre, beleértve a darabszintet is, elkészíthető az ismertető. 4 A számítógépes megjelenítés miatt a jelzet formájáról a számítástechnikai programozókkal kell megegyezni. Elképzelhető, hogy a megoldás az, hogy a kiadványokban továbbra is a hagyományos, itt leírt formulát, míg az adatbázisokban más írásjeleket kell használni. 25