Rendezés

Általános - Szegőfi Anna: Fondismertető (fondtörténeti bevezető) tanulmányok készítése a BFL-ben. • 2003. [LSZ 2003/3. 22-46. p.]

változat — ma már nem tartjuk számon a változatokat, igen sok van belőlük — elegendő alap volt arra, hogy az anyagreferens levéltárosok elkezdhessék a konkrét munkát, azaz a fond ismertetők megírását. Hamarosan kiderült, hogy új típusú segédletünket — a megírásához szükséges kutatások és az eredmény feltáró jellege tükrében — nyugodt szívvel nevezhetjük tanulmánynak. A munkában résztvevő hat levéltáros az ismertetők készítése során folyamatosan megvitatta és módosította a szerkesztési utasítást. Ezt a vitasorozatot tekinthetjük az IS AD/G „magyarításának", továbbfejlesztésének. A szerkesztési utasítás készítése során három probléma-csomaggal kerültünk szembe. Az első csoportba azokat a nézetkülönbségeket kell sorolnunk, amelyek a „kinek készül és milyen mélységű a segédlet"-kérdés megválaszolását érintik. A magyar levéltári terminológia ismeri a kutatói segédleteket és a belső nyilvántartásokat, és egyetlen kivételként a mindkét célt szolgáló raktárjegyzéket, illetve az áttekintő raktári jegyzéket. A csoportba sorolás a készítés elsődleges céljának megfelelően történik meg. A hagyományos terminológiát használva, számítógépes segédletünk elsődleges céljának a fondképzőre és a fond tartalmára vonatkozó információk összegyűjtését határoztuk meg, és így a fond ismertetőt kutatói segédletnek minősíttettük, amely az áttekintő raktári jegyzék bevezetőjének bővített, a nemzetközi ajánlások felhasználásával készített, egységes leíró szabvány szerinti változata. Ugyanakkor a teljes belső nyilvántartás feladatát is felvállaltuk azzal, hogy a számítógépen futó segédletből a kutató elöl a számítástechnika segítségével „zárjuk el" a csak levéltári célokat szolgáló adatcsoportokat, és szelektáljuk a belső felhasználást is. Ez utóbbit a fondokban folyó munkák során készülő feljegyzések, megjegyzések érdekében tartottuk kívánatosnak. A megoldásra váró kérdések második csoportjába azok tartoznak, amelyek az egyes fogalmak konkrét anyagra történő lefordításából származtak. Legegyszerűbb példaként a fond „keletkezési körülményei"-nek adatcsoportját említeném. A hivatalt, a gazdasági szervet valahol, valaki létrehozta és megszüntette, az esetek nagy százalékában még jogszabályhelyeket is meg tudunk nevezni, mindez azonban nem lesz segítő szabvány a személyi fondról készülő tanulmány írójának. Megoldásként a meghatározási szabványok értelmezését eltérő típusú fondképzőkre is kidolgoztuk. Tehát minden olyan adatcsoportra alkalmazhatóvá vált, ahol a megkülönböztetés értelmezhető. A teljesség érdekében a bírósági csoport levéltárosai is csatlakoztak a csoporthoz, és az ő munkájuk eredményeként ma már a szabványok ennek az iratcsoportnak a leírásához is használhatók. A problémák harmadik csoportjába a levéltári szakmai fogalmak értelmezése körüli bizonytalanságokat sorolhatjuk. A nem egyértelműsíthető fogalmak köre a mi szakmánkban igen széles; a fond címének leírásától a rendezettségi szinten át a segédletfajtákig terjed. A BFL szerkesztési utasítása ebben a tárgykörben is újszerű: ha szükséges volt, a hagyományoktól eltérően — és főként: egyértelműen — határoztuk meg a szabványosított fogalmat. A BFL-ben immár három éve készítjük folyamatosan a fond ismertető tanulmányokat és vitatjuk meg újra és újra a munka során felmerülő gondokat. Úgy érezzük, hogy ez alatt az idő alatt sikerült ezt a segédletet mindenki számára használható formába önteni. A fond ismertető, amely kiegészített, a nemzetközi ajánlások segítségével szabványosított áttekintő raktári jegyzék-bevezető, az általunk ismert legteljesebb segédlet, amelynek 23