Rendezés

XXIII. Tanácsok - Jároli József: A megszűnt járási hivatalok iratainak levéltári átvétele és feldolgozása: a Békés Megyei Levéltár első tapasztalatai. • 1985. [LSZ 1985/2. 19-26. p.]

JÁROLI JÓZSEF A megszűnt járási hivatalok iratainak levéltári átvétele és feldolgozása (A Békés megyei Levéltár első tapasztalatai) A Magyar Népköztársaság Elnöki Tanácsának 1983. évi 26. sz. törvényerejű rendelete 1984. január 1-ével megszüntette a járási hivatalokat. E közigazgatási átszervezés nyomán gondoskodni kellett a megszűnt hivatalok irattári anyagának biztonságos megőrzéséről, a történeti, levéltári értékű anyag és az ügyvitelben még szükséges ügyiratok hozzáférhetőségéről. A járási hivatalok iratainak elhelyezéséről központi döntés külön nem született, az átszervezés egészét végrehajtó megyei operatív bizottságok a megyei levéltárak kezelésébe utalták a megszűnt szervek iratait. A levéltárak így egy csapásra átlagosan ezer vagy azon felüli ifm anyag gazdáivá váltak. E jelentős mennyiségű iratanyag átvétele és feldolgozása, főleg az utóbbi, hosszú évekre meghatározza a levéltári munka tervezését, a megoldandó feladatok sorrendjét. Az iratátvétel és feldolgozás gyakorlati tapasztalataiból, a Békés megyei Levéltárban szerzetteket szeretnénk e rövid összegzésben közreadni. Nem kívánunk e helyütt részletes szervtörténeti, hatásköri kérdéseket érinteni, csupán a levéltári feldolgozómunka napi gondjait ismertetve szeretnénk hozzájárulni a levéltárak tervezőmunkájának, a feldolgozás menetének megkönnyítéséhez. 1. Az iratanyag levéltári átvétele Az átvételnél a megszűnt szervek iratainak levéltári átvételére vonatkozó szabályokat igyekeztünk alkalmazni. A külső szervek nyilvántartása, a szervdoszsziék és a már levéltárban levő íondók összevetésével csupán közelítő pontosságú adatokat nyerhetünk az átveendő anyag évkoréról, mennyiségéről. A már korábbi átszervezések során megszűnt járások levéltári anyaga is támpontot nyújtott arra vonatkozóan, milyen összetételű anyagot várhatunk az egyes járási hivatalok esetében. A pontos adatsor megszerzése egyes járások esetében függvénye volt az irattárak állapotának, a központi irattározás rendszeres kialakításának, vagy az e léren mutatkozó következetlenségeknek. Közismert ugyanis, hogy a központi irattárak — még akkor is, ha időközben új székházat kapott a járási hivatal — zsúfoltsága lehetetlenné tette a rendszeres iratleadást. Az irodákban, a vezetői szobákban gyakran jelentős mennyiségű, a szervellenőrzések során nehezen feltárható iratanyagot őriztek évtizedeken keresztül. Az átveendő anyag évkorét, mennyiségét döntően befolyásolta a levéltárak komoly férőhelyhiánya is. Békés megyében a korábbi években megszűnt járások anyagán kívül a legtöbb esetben 1971-ig a testületi ülések iratainak rendszeres levéltári átvételét tudtuk csak megoldani, az iktatott és iktatatlan iratok 19