Rendezés

XV. Gyűjtemények, térképtár - C. Harrach Erzsébet: A tervek és térképek számítógépes feldolgozásának munkálatai Budapest Főváros Levéltárában. • 1983. [LSZ 1983/1–3. 39-50. p.]

kielégítő. Az anyag jobb ismeretében kialakításra kerül egy új, 66 fondból álló szerkezet. Ebben már lehetőség nyílott az anyag topográfiai és időrendbeli rendezésére. A munka e fázisában kísérlet történt számítógépes szakember bevonására, aki 1978. decemberére egy munkavázlatot készített, amely rögzítette a feladatok irányát, de konkrét segítséget nem tartalmazott. A vázlat egyoldalúan a gépi oldal feladataival foglalkozott, figyelmen kívül hagyta tervünk azon szempontját, hogy a törzsadatlapoknak önállóan, segédletként is használhatóknak kell lenniük. A munka a terv- és térképtár fertőtlenítése, költöztetése miatt kényszerből szünetelt. Az új fondszerkezet felállítását követően azonban központi feladattá vált. A cél a próbakitöltések folytatása mellett a „rövidítés rendszer" fejlesztése volt. A fejlesztett rövidítésrendszerrel ismét többszáz lap kitöltése készült el. A gépi háttér megkeresése tovább nem tűrt halasztást. A könyvtári és múzeumi területen számos kísérlet, illetve ezt követően gépi feldolgozás folyik. A levéltári adottságokhoz közelebb álló könyvtári vonal felé kerestünk ezért kapcsolatot. A segítséget a Vályi Gábor főigazgató által vezetett Országgyűlési Könyvtárból kaptuk meg. A könyvtár dokumentációs részlegében dolgozó szakemberek segítségével haladhatott tovább a munka. A kiindulási pontként rögzítettük, hogy a BFL költségvetési keretből gazdálkodó intézmény, technikai és pénzügyi lehetőségei korlátozottak. Ezt is figyelembe véve a dokumentációs adatbanknak meg kell felelnie az alábbi szempontoknak: 1. fokozatosan kiépíthető kell legyen: 2. fokozatosan korszerűsíthető és fejleszthető legyen, tehát a BFL rendszerét olyan alrendszerekből kell összerakni, amelyek később összekapcsolhatók (építőszekrény elv) ugyanakkor mind a rendszer mind az alrendszerek szakaszosan is fejleszthetők legyenek, kezdetben off-line később on-line üzemmódban is működhessenek: 3. a BFL-rendszer legyen vonzó más levéltárak, intézmények számára is, ezért arra kell törekedni, a rendszer megtervezésénél, hogy az képes legyen más rendszerek adatcsoportjait fogadni, tehát a kompatibilitásra törekvés is jellemezze a rendszert. Ezt követően írásban kellett rögzíteni a levéltári igényeket éspedig: mit tartson nyilván a rendszer, mely kérdésekre és milyen formában kíván választ kapni a levéltáros a rendszertől. E részek tisztázása után ki kellett dolgozni a rendszertervet, a levéltári anyag feldolgozásának belső szabályzatát, számítógépes bizonylattá kellett a törzsadatlapokat fejleszteni. A szakemberek a BFL, illetve a kapcsolódó, - más intézményekben fellelhető —, budapesti anyagot, a fejleszt ési lehet őségeket figyelembe véve a magyar floppy -diszk gépsorra történő tervezést javasolták. Ez a gépsor nem nevezhető számítógépnek, csupán adatrögzítő. Előnye, hogy egyszerűen kezelhető és hazai gyártású, hátráry a azonban, hogy sok adat esetén a lemezek cseréje miatt lassú. Tényként kell említeni, hogy egy nagyobb géphez való csatlakozás jelenlegi hazai adottságaink mellett a választott gép adottságaitól függő átdolgozást kíván majd. A fejlettebb ún. kétlemezes gép alkalmazása már kedvezőbb feltételeket biztosítana. Előnye még e gépsornak, hogy kezeléséhez különösebb szakképesítés nem szükséges, mert egy jól képzett és gyakorlott gépíró el tudja látni. A következő lépés egy próbafuttatás volt. Ennek előfeltételeként elkészült a „Törzsadatlapkitöltési utasítás". 42