Alapelvek
Vörös Károly: Alapelvek az iratanyag levéltári feldolgozásához. [Benne a 89631/1962 LO sz. irányelv] • 1962. [LSZ 1962/3-4. 50-66.p.]
n - 62 tevékenységének egyes időbeli vagy szervezeti mozzanatai adják, gyűjtemény lellesü fondók esetében a gyűjtemény felépítésének belső logikába szabja meg. 14/ Regisztratura jellegű fondokban - ennek megfelelően - a'fond eleiére azok az állagok kerülnek, melyek a fondképző tevékenységének alapvető jellegéből eredő funkcióval kapcsolatosak: igy a közigazgatási szerveknél a közgyűlési, ill. a tanácsi jegyzökönyvek, családi levéltárakban a családülési jegyzőkönyvek/kapitalista gazdasági iratanyagban a közgyűlés, az igazgatóság vagy a felügyelőbizottság jegyzőkönyvei. Ha az iratanyagban akár eredetileg is, akár utólagosan jelzettel ellátott és nem jelggtelt /külön kezelt, csupán tárgyilag csoportosított/ iratok vannak, akkor a jelzeteit Iratőt mindenkor megelőzik a Jelzettel el nem látott iratokat.'A jelzeteit iratok után következnek a jelzétrendnek megfelelő nyilvántartások, segédletek /iktató, lajstrom, sorkönyT, idegen számsor, mutató/, mégpedig fajták szerint csoportosítva s külön-külön évrendézve. /Ha azonban az iratanyaghoz segédletül csupán a már előbb emiitett jegyzőkönyvek szolgálnak, ások helye változatlanul az iratanyag elején van./ Ha először már iktatott, majd még a fondképző szerv ügyvitelében egy meghatározott tárgyra vonatkozóan összegyűjtött irategyüttesekkel, un. külön csomókkal állunk szemben, azokat - attól függően, hogy egy-egy vagy pedig- több év iratait foglalják magukban - az iktatott iratok sorozatában a megfelelő év, ill. az egész fond, állag vagy sorozat végén kell elhelyezni. A fondképző egykorú ügyvitelében vagy irattárában nem jelzeteit s a levéltári rendezés során is igy hagyott iratokat /tekintet nélkül arra, hogy rendjüket még a fondképző, vagy már a levéltár alákitotta-e ki/ mindig csak a jelzeteit iratok segédletei után állitjuk fel. Ez általános alapelveken túlmenően egyes fontosabb regisztratura jellegű fondok és állagok belső sorrendezésének munkájában segitségül hivhatók majd azoknak a speciális rendezési utasításoknak idevonatkozó szkémái, melyeket a Levéltári Osztály esetenként fog kiadni. Azon fondókra nézve, melyekre e konkrét utasítások vonatkozni fognak, az ott megadandó sorrend, egyébként pedig a belőlük megállapítható módszerek analógiásán alkalmazandók. III Az iratanyag levéltári jelzetelése 1/ Az iratanyagnak a fondokon és állagokon belül kialakitott rendbe sorolását az iratok levéltári jelzetekkel való ellátása követi. 2/ A levéltári jelzetelés célja mind regisztratura, mind gyűjtemény jellegű fondok esetében a rendezés során kialakitott rendnek az iratokon való rögzitése, abban az egyes irat elhelyezése, ezáltal az anyag felhasználhatóságának megkönnyítése és e rend esetleges szétbomlása esetén visszaállíthatóságának biztosítása. A levéltári jelzetelésnek összhangban kell állnia á rendezés által elért szinttel, és az iratanyagnak a rendezés során kialakitott s a különféle fokú elmekkel kifejezett rendszerével.Ehhez képest minden fokú minden cimnek szükségképp külön meghatározott jel felel meg. /Láttuk - 1.13 - hogy minden fond külön, tulajdonképpen a cimét rövidítő törzsszámot, a fondón belül pedig minden állag is külön s szintén a cimet rövidítő betűjelet kap. Ugyanigy - amennyiben az állag még tovább bomlik - minden sorozata cimének is külön, a cimet röviditő jel felel meg./ Mindezen jeleknek a sorozat mindegyes darabján rajta kell lenniök, a már az egyes darab helyzetét kimutató jel /pl. iktatószám/ előtt. /Természetesen amennyiben a so*
