Alapelvek

Vörös Károly: Alapelvek az iratanyag levéltári feldolgozásához. [Benne a 89631/1962 LO sz. irányelv] • 1962. [LSZ 1962/3-4. 50-66.p.]

rozat és az egyes irat között - vö, II. 6b, 7, - még vannak közbeeső csoportok- pl. több iktatószámot összefogd alapszám ~ , ugy a sorozat és az egyes irat jele között még az ennek megfelelő jelnek - pl. az alapszámnak - is helyet kell foglalnia/. Mindezen jelek összessége - mely gyakorlatban indokolt esetben összevonható alkotja az egyes irat levéltári jelzetét. 3/ Amennyiben a rendezés eredményeképpen az iratanyag eredeti rendje állíttatott helyre, az eredeti levéltári jelzetek megtartanddk, s-a 2.pontban foglaltak szem előtt tartásával - csak esetleges hiányosságaik és következetlenségeik javítására, kiegészítésükre kell törekedni. Ha azonban az iratanyag eredeti rendje nem állittatott helyre vagy felismerhető eredeti rend hiján uj, mesterséges rend kialakítására került sor, az iratokat uj, ezt kifejező levéltári jelzetekkel kell ellátni. Ennek során is szem előtt tartandők a 2. pontban megállapított alapelvek. 4/ Egy fondon belül a levéltári jelzetek rendszerének egységesnek kell lennie. E jelzetrendszer egyes összetevőinek pedig addig a szintig kell közöseknek lenniök, ameddig az iratok rendezésének belső rendszere is közös. Ez abból a fenti tételből is következik, hogy a levéltári jelzetelésnek minden esetben ki kell fejeznie az iratanyagnak a rendezés során kialakított rendszerét. Az eredeti rend helyreállítása és levéltári jelzeteinek átvétele esetén is ügyelni kell arra, hogy a levéltári jelzet kiegészüljön a fond törzsszámával és az állag betűjével: ezt még akkor is meg kell tenni, ha a fond és az állag nevére az eredeti levéltári jelzetek is utalnak* A jelzet többi eleme ilyenkor természetesen érintetlen marad, ill. csak a szükséghez képest egészül ki. IV Raktári egységek kialakítása 1/ Az iratanyag levéltári feldolgozása során a fondokra és állagokra szétválasztott, ezen belül elrendezett és ennek megfelelően levéltári jelzetekkel ellátott iratanyagot raktári egységekbe kell osztani, 2/ Raktári egységnek az iratanyag olyan, csupán mennyiségileg meghatározott együttesét nevezzük, melynek mennyiségi jellemzőit egyrészt a felhasználás szempontjából a lehető legcélszerűbb technikai kezelés igényei, másrészt az adott raktározási feltételek megszabta különböző méretű technikai keretek határozzák meg. Raktári egységek: maga a raktár, azután az állvány vagy szekrény, majd annak polca, rekesze vagy fiókja; végül az a legkisebb iratmennyiség, mely ezeken belül - akár alakjánál fogva, akár mert /hevederrel, zsineggel, szalaggal/ átkötve, tékába, dossziéba rakva vagy füzetbe fűzve, könyvbe kötve mind az azonos, mind a magasabb fokú raktári egységektől élesen különbözők - felismerhetően elkülönülő tárolási egységet /csomó, kötet, doboz stb./ alkot. 3/ A raktári egységeknek lehetőleg összhangban kell állniok az iratanyagban elért rendezettség fokával. Ennek megfelelően törekeni kell arra, hogy egy-egy . állami levéltáron belül valamely fondcsoport /pl. törvényhatóság/ levéltárai ill* fondjai bizonyos meghatározott raktártermekben mint legnagyobb raktári egységekben helyezkedjenek el; fondók meghatározott állványokon, állagok meghatározott polcokon foglaljanak helyet; s hogy az iratanyagnak a rendezés során kialakított egyes levéltári egységei /egy sorozat vagy annak meghatározott kisebb részei: egy számcsoport, tárgyi egységek bizonyos csoportja stb./ a legkisebb raktári egységekkel legyenek azonosak. /Persze ha egész fondok terjedelme sem lépi tul egy legkisebb - raktári egység kereteit, ez egy egész fondot vagy akár levéltárat is magába foglalhat./