Alapelvek

Vörös Károly: Alapelvek az iratanyag levéltári feldolgozásához. [Benne a 89631/1962 LO sz. irányelv] • 1962. [LSZ 1962/3-4. 50-66.p.]

T - 55 Gyűjtemény jellegű fond cinét azonban nemcsak fondképzője nevéből, hanem a gyűjtemény jellege, tartalma vagy közhasználatú elnevezése alapján la ki lehet alakítani, d/ A fond időhatárait regisztratura jellegű, szervek által létrehozott fondok esetében általában a fondképző működésének időtartama;"személyeknél a fondképző személy életén belül keletkezett s meglévő iratok dátuma határozza meg; a fondban csak esetlegesen, ezeken az időhatárokon kivül kelt iratok keltének időpontjai e határok megállapításánál csak másodlagosan jöhetnek számba. Gyűjtemény jellegű fondok esetében az időben első és utolsó irat időpontja szabja meg a határokat. 3/ Az állag 6/ Valamely fondképző tevékenységének /gyűjtemény jellegű fondok esetén a gyűjtési szempontnak/, vagy iratőrzési ill. iratkezelési igényeinek'differenciáid lódása következtében a fondón belül a fond alapvető belső csoportositási ismérveinek megfelelően kisebb irategyüttesek: állagok keletkezhetnek. Az állag - mint levéltári egység - iratanyagának egybetartozása és más állagoktól való határozott elkülönülése alapulhat a szervezetnek /a funkció vagy a tevékenység szervezeti keretének/, a tárgynak /az iratok tárgyi összetartozásának/, vagy a formának /az irattipusnák, a jelzeteltségnek, az irattári rendszernek vagy a segédletekkel való ellátottságának/ sajátosságain. f ' ' 7/ Valamely fond állagai aszerint, hogy a fond egészén belül szervesen alakultak ki, vagy mesterségesen alakitották ki őket, első látásra ugyancsak regisztratura ill.-gyűjtemény jellegűek lehetnek. A regisztratura jellegű fondon belül azonban a nem regisztratura jellegű állagok már nem abban az értelemben gyűjtemények, mint ahogy azt a I«3/b pontban meghatároztuk. Irataik ui. már mind egyazon fondból származnak s csak a .kialakításuk szempontjaiban térnek el a fond többi, regisztratura jellegű állagaitól - eredetükben azonban nem. így őket a fondon belül fogalmilag nem is tekinthetjük már igazi gyűjteményeknek, hanem csak a regisztraturát létrehozó tényezők kikapcsolásával, a fond különböző, más, regisztratura jellegű állagaiba tartozó irataiból csupán egyszerű átcsoportosítás utján kialakított másodlagos gyűjteményeknek. 8/ Ha a fondon belül állagok létezése megállapítható, azokat a levéltári feldolgozásnak még az első fázisában ki kell alakítani, s minden egyes állagnak is címet kell adni. Természetesen nem minden fond bomlik szükségképpen állagokra: vannak fondok, melyek egyetlen, nem tagozott együttest alkotnak. Az állagokra bontást tehát csak abban az esetben kell elvégezni; ha a fond már eredetileg is állagokra tagolódott, vagy pedig az emiitett szervezeti, tárgyi vagy formai sajátosságok alapján állagokra tagolható. a/ Az állagok elkülönítése a fondon belül az őket kialakító szervezeti, __ tárgyi Vagy formai sajátosságok felismerése alapján történik. E megkülönböztető jegyek megállapításához a fondképző szervezetének, az iratok irattári rendszerének, a rájuk vezetett jelzeteknek, az iratanyaghoz készült eredeti külön segédleteknek, az irattipusok azonosságának ill. az iratok tárgyi összetartozásának tanulmányozása segít hozzá. » b/ Az állag címének megfelelően ki kell fejeznie azokat az ismérveket,melyeknek alapján az állagot kialakították: formai alapon kialakított állagok esetén a címnek a formára /pl. irattipus/, szervezeti alapon kialakított állagok esetén a szervezetre vagy funkcióra /pl.ügyosztály, ügykör/,tárgyi alapon kialakított állagok esetén a tárgyra kell utalnia.