Alapelvek

Vörös Károly: Alapelvek az iratanyag levéltári feldolgozásához. [Benne a 89631/1962 LO sz. irányelv] • 1962. [LSZ 1962/3-4. 50-66.p.]

- 54 9 5/ Valamely iratanyag levéltári feldolgozásának első fázisa szerint szükségképpen fondokra való szétválasztásából áll. a/ Ha a levéltárosnak már meglévő, önálló régisztraturával vagy gyűjteménnyel van dolga, a feladat e fázisban csupán a fondképző kilétének, az iratanyag évkörének, valamint annak megállapítására szorítkozzék, vajon a regisztratura ill. a gyűjtemény nem tartalmaz-e oda n-s .) való, leválasztandó iratokat. Ezek leválasztása és a fond cimének megadása után a fond levéltárilag is kialakitottnak tekinthető. b/ Ha a feldolgozás alá vont iratanyag keveredett állapotban került a levéltárba, benne tehát a fondók eleve nem ismerhetők fel, vagy legalábbis nem különülnek el, belőle elsősorban a fenti ismérveknek megfelelő regisztratura jellegű fondok kialakítására kell törekedni. • Az első lépés a fondképzők kilétének megállapitása; ezt az iratanyag megfelelő részeinek az igy meghatározott megfelelő fondképzőhöz sorolása s az igy kialakított fondok cimének és évkörének meghatározása követi. Gyűjteményt csupán akkor és csupán azon iratokból alakítunk ki, amikor a feldolgozás alá vont iratanyagban bizonyos fondképzőknek csak olyan rendkívül csekély számú, legfeljebb 4-5 db irata maradt fenn, mely már fondtöredéknek sem tekinthető, s melyből önálló regisztratura jellegű fond nem rekonstruálható: az ilyen fondképzők iratai egyetlen gyűjteményben vonhatók össze. Az iratanyag fondképzője regisztratura jellegű fondok esetében általában a beérkezett iratok címzettje ill. a kibocsátott iratok fogalmaz atainak vagy másolatainak aláírója,ill, az általuk képviselt " személy vagy szerv; hivatalszerü működése során létrejött regisztraturaknál a fondképzőt az iratok megfelelő helyein olvasható fejlécek, bélyegzők, iktatóbélyegzők, aláiró személyek nevei segítenek meghatározni. Több levélváltásból álló, végső elintézés előtt több :' különböző személynél vagy szervnél megfordult irat, vagy különböző szervektől vagy személyektől eredő iratokat valamely szempontból összefogó ügyirat esetében mindig a legutolsó intézkedő szerv, ill. az irat végleges megőrzésére általa kijelölt szerv vagy személy tekintendők fondképzőnek. Kívánatos, hogy - amennyiben lehetséges - a gyűjtemény jellegű fondok létrehozóinak kiléte és neve is megállapittassék. c/ A fondképzők meghatározásában és a fond cimének megadásában a jelen alapelvekhez csatolt I.sz. utasításnak "A területi állami levéltárakban általában előforduló fond- és állagtipusok jegyzéke" c. mellékletére kell támaszkodni; az iratanyag tanulmányozása során megállapított fondképzőt a levéltáros először mindig valamely itt felsorolt fondképzővel igyekezzék azonositani, és a fond cimének megadásánál is ennek névformáit vegye alapul. A fond címét általában a már meghatározott fondképző birtokos esetbe tett szabatos magyar nevéhez hozzátett "iratai" szóval alkotjuk, mellette zárójelben megadva az iratanyag megjelölésére eddig használt idegen nyelvű,vagy helytelen magyar nevet /az utóbbit csak akkor, ha mint történetileg kialakult névalak,már erősen átment a köztudatba/. Ha a kialakítandó v. kialakított irategyüttes a jegyzékbe foglalt valamelyik fond- ; típussal azonos, a fond címét csakis a jegyzékben használt névalakban szabad megadni. ., . . .