Alapelvek
Vörös Károly: Alapelvek az iratanyag levéltári feldolgozásához. [Benne a 89631/1962 LO sz. irányelv] • 1962. [LSZ 1962/3-4. 50-66.p.]
- 53 VI. Az iratanyag selejtezése. VII. AK iratanyag segédletekkel való ellátása. I. MJL£gíSB3M f ozdokra és állagokr a való szétválasztása A/ A fond 1/ A levéltári munka sajátos vonása abban áll, hogy /ellentétben pl. a könyvtárak kézirattáraiban sokáig alkalmazott módszerekkel/ az egyes iratot sohasem Önállóan, önmagában, hanem mindig valamely valóságos /vagy legalább feltételezett/ irategyüttes részeként, ennek összefüggéseibe beillesztve kezeli. Ennek megfelelően az iratanyag levéltári feldolgozása is mindig irategyüttesek szempontjából történik. A levéltári munkának ilyen módon tehát egysége egyrészt az egyes irat /mint legkisebb levéltári egység/, egységei azonban másrészt az egyes iratokból kialakult, kisebb-nagyobb, egymáshoz viszonyitva is több különböző fokú irategyüttesek is. 2/ Az egyazon személy vagy szerv által létrehozott irategyüttes iratainak összességét fondnak, létrehozóját fondképzőnek nevezzük. Az egyes irat mint legkisebb levéltári egység mellett a fond a levéltári munkában előforduló másik alapvető levéltári egység. Fondot bármely személy vagy szerv létrehozhat /szerv alatt értve a továbbiakban a bármely korban működött, önálló ügykezeléssel rendelkezett állami, társadalmi ill. magánjellegű, igazgatási, gazdasági, kulturális, szociális, vagy vallási feladatokat ellátó hatóságokat, hivatalokat, intézményeket, intézeteket, üzemeket, vállalatokat, testületeket, egyesületeket stb./ 3/ Fondképző fondot kétféle módon hozhat létre: a/ regisztraturaszerü fondképzéssel, amikor a fondképző rendeltetésszerű működése során általa létrehozott ill. nála összegyűlt iratanyag szervesen összefüggő /regisztratura jellegű/ fondot alkot; és b/ gyűjteményszerű fondképzéssel, amikor a fondképző által mások regisztraturáiból meghatározott céllal és meghatározott szempont szerint kiemelt és összegyűjtött, egymással szervesen össze nem függő iratok mesterségesen egybefogott /gyűjtemény jellegű/ fondot alkotnak. 4/ A&JLraí anyag levéltári feldolgozása az egyazon fondképző által akár regisztratura-, akár gyűjteményszerűen létrehozott iratanyagnak: a fondnak következetes és minden más fondtói élesen elhatárolt együtt-tartásán alapul. A feldolgozó munka első célja ennek megfelelően az iratanyagban megállapítható fondok lehető legteljesebb kibontása és elkülönítése. Valamely meghatározott fondképző iratait más fondképsőével összevonni, belőlük közös fondot létrehozni nem szabad; az egyes fondókat még akkor is külön kell tartani, ha a hajdani fondnak csak töredékével állunk szemben /v.ö* 1/8 b/. Gyűjtemény jellegű fondok esetén azonban, ha a gyűjteményben lévő iratok eredeti f Ondjaikba visszahelyeznetők, azt általában el is kell végezni, szükség esetén akár a gyűjtemény jellegű fond teljes megszüntetéséig is elmenve. Hogy azonban ez mikor indokolt s mikor nem /pl. a gyűjtemény már évtizedes multu a egyes darabjai a tudományban elsősorban a gyűjtemény darabjaiként ismertek, vagy a gyűjtemény segédletekkel jobban el van látva s igy egyes iratai hozzáférhetőbbek, mint ha eredeti helyükön lennének/, ennek elbírálása már a levéltáros feladata.
