LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Boross István – Dr. Juhász Zoltán: A raktári jegyzék elektronikus megjelenítése és kezelése. Veszprém, 2014. - 2 A raktári jegyzék - 2.2 Segédletkészítés a raktári jegyzék előtt
8 hagyott maga után 8. Elsősorban a történettudomány képviselői szorgalmazták a levéltárak országos szintű, teljes körű állományfelvételét9. Az Országos Levéltárban évekig folyt az adatfelvételi metódus kialakítása. Ennek eredményeként kezdték meg 1949 áprilisában az alapleltárak felállítását. A segédlettípus elnevezése már magában hordozta a levéltárosok gondolkodásmódját a munkafolyamatról. A leltárazás, a leltárkészítés és a segédlettípus szintje mai fogalmaink szerint alapszintű volt. 1950-ben a felálló Levéltárak Országos Központja (LOK) a vidéki állami levéltárakban is az Országos Levéltárban alkalmazott alapleltárak felvételét tűzte ki célul. Az alapleltár létrehozásának célkitűzéseiben a leltár jelleggel összhangban a hosszútávú megőrzés biztosítása és a belső nyilvántartási jelleg dominált. A LOK tervei szerint az alapleltárazás megindítása után második körben kellett elkészülnie egy olyan leíró típusú segédletnek, amely a kutatók tájékoztatását kellőképpen szolgálja. Ezt a segédlettípust ismertető leltárnak nevezték el10. Egyébként az 1950-es évek első felében a levéltári segédletek elnevezése, formája folyamatos átalakulásban volt, ezt jól mutatják a készítésükre vonatkozó tervezetek, utasítások és a szakfolyóiratokban11 megjelent írások sora. Kezdetben még maga a segédlet fogalma is szűkebb értelemben volt használatos, az eredeti, ügyviteli segédletekre használták a segédlet kifejezést. Csak később jelölte összefoglalóan a különböző típusú levéltári (szintetikus és analitikus) jegyzékeket, ami a kialakulóban lévő, új szakmai felfogásra utal. A levéltári munka napi gyakorlata azonban arra ösztönözte a levéltárosokat, hogy az őrzött iratanyagról az alapleltárak után és az ismertető leltárak mellett (előtt) olyan középszintű részletező leltár jellegű segédleteket készítsenek maguknak, amelyeket a napi munkában a levéltári anyag kezelése, őrzése és a kutatók tájékoztatása terén is felhasználhatnak. Leegyszerűsítve a levéltáros elemi érdeke volt, hogy tudja, hogy a keresett információt hordozó iratot melyik csomóban, dobozban, kötetben stb. találja meg, és a lehető leggyorsabban elő is tudja keresni azt. Makkai László, az MTA Történettudományi Intézetének neves történésze az Országos Levéltár alapleltárainak értékelése kapcsán ezt írta: „A rakszámok, ill. egy-egy levéltári egység csomóinak vagy köteteinek sorszámai vegyes tartalmú egységek ... esetében a kutató számára eligazodást csak abban az esetben nyújtanának, ha az alapleltárak az egyes csomók (kötetek) tartalmát és évkörét külön is feltüntetnék... Kívánatos volna, hogy az ismertető leltárak ilyen különleges esetekben rakszám szerint részletezve közöljék az iratok tartalmát és évkörét.”12 Az előbb vázolt kettős igény hatására – központi utasítás nélkül is – öntevékeny módon különféle tétellajstromok, csomójegyzékek születtek13. A LOK tudományos osztályán dolgozták ki a leírójegyzék készítésére vonatkozó utasítás tervezetét, amelyet 1955-ben tártak a szakma elé14. Ezt a segédletfajtát tájékoztatási célú, részletes leltárnak szánták. Az állagszintre vonatkoztatott leírójegyzék elnevezés mögött megjelenő tartalom a csomójegyzékelés gyakorlatából kiindulva, a csomójegyzéket a konspektussal15 összevonva az első olyan formát mutatta, amely már egyértelmű rokonságot mutat a raktári jegyzékkel. A tervezet az állagot alkotó raktári egységek darabonkénti felsorolását és leírását várta el. „Tárgyi tagolódású iratanyag esetén a leírójegyzéket úgy kell elkészítenünk, hogy ebből az iratanyagnak mind tartalmi kifejtése, 8 Bár már 1942-ben döntés született az Országos Levéltárban, hogy a teljes iratállományról alapleltárakat és ismertető leltárakat kell felvenni, a háborús helyzet alapvetőbb feladatot adott a levéltárosoknak, az iratanyag megőrzését, megóvását a pusztulástól. 9 A két világháború közötti korszakban egy ilyen jellegű felmérést akadályozott a levéltári rendszer tagoltsága. Amagánlevéltári státuszú családi, egyházi, vállalati levéltárak állami jellegű felmérése ellenállásba ütközhetett volna. Vö.: Megyei és városi közlevéltáraink alapleltárairól. In: Levéltári Híradó, 2. (1952) 2. szám, 29. 10 Az ismertető leltár az alapleltártól két fontos elemben tér el: a leírt levéltári egység tárgyát részletesen írja le, valamint közli a hivataltörténetet és a fondtörténetet. 11 A háború előtt indult Levéltári Közlemények több éves szünet után 1954-ben indult újra. 1951-ben indult a Levéltári Híradó, amely 1961-től Levéltári Szemle néven jelent meg. 12 Makkai László: A levéltári alapleltár mint a tudományos kutatás segédeszköze : megjegyzések az Országos Levéltár eddig megjelent alapleltárairól. In: Levéltári Híradó 3. (1953) 2-4. sz. 109–111. 13 Borsa Iván: A levéltári anyag hozzáférhetővé tételének néhány aktuális kérdése. In: Levéltári Híradó, 5. (1955) 3–4. szám 203. 14 Utasítás a leírójegyzék készítéséhez. Tervezet. 86401-17-1/1955 LOK MOL XIX-18-a (www.archivportal.arcanum.hu) 15 Konspektus: tájékoztatási célú, a legkisebb tárgyi egységek szintjén készült, szintetikus, belső használatra szánt levéltári segédlet. A konspektustól a levéltári anyagra vonatkozóan csupán egyetlen adatot várunk: a levéltári címeket vagy jelzeteket. Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon. Akadémiai Kiadó, Budapest, 1982. 195.
