LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Boross István – Dr. Juhász Zoltán: A raktári jegyzék elektronikus megjelenítése és kezelése. Veszprém, 2014. - 2 A raktári jegyzék - 2.3 A raktári jegyzék megalapozása
9 mind raktári elhelyezése valóban áttekinthető legyen. Az egyes raktári egységek tartalmának kifejtésén kívül az egész állag általános tagolódását is fel kell tüntetnünk. ... Az iratanyag tartalmának kifejtésében az egyes raktári egységeknél /csomó, dosszié, stb./ nem szabad megállnunk, hanem az ezeken belüli tárgyi tagolódást is ki kell fejtenünk, ha egy csomón belül több tárgyi kategória található.” Az ezt követő szakmai viták részletes kifejtése szétfeszítené e dolgozat kereteit. Mégis mindenképpen érdemes külön megemlíteni – már csak elődünk iránti tisztelet okán is – Takáts Endre16 hozzászólását. A vidéki levéltárak érdekeit képviselve kinyilvánította, hogy az eddigi gyakorlat helyett, amely az alapleltárak készítését helyezte előtérbe, jobb lett volna a csomójegyzékeléssel indítani az országos szintű leltárkészítő munkát. Rávilágított arra, hogy a levéltári terminológiában így is van némi zavar, a leírójegyzék mint új fogalom és jegyzéktípus behozása ezt tovább erősíti. Másrészt érdekes fordulattal azt javasolta, hogy az eddigi alapleltár továbbfejlesztésével alakuljon ki inkább a közönségnek szánt ismertető leltár formája. Míg a csomóról csomóra haladó leírójegyzéket kereszteljék át alapleltárrá, amely a nyilvántartási célokat szolgálná17. 1956-ban a Levéltári Híradóban jelent meg Balázs Péter, aki a LOK majd a Levéltári Igazgatóság tudományos munkatársa volt ekkoriban, által jegyzett cikkben18 a csomójegyzék és repertórium készítéséről szóló utasítás. Ismét visszatért tehát a szakma a csomójegyzékhez, ugyanakkor bevezették a repertórium fogalmát is. A szerző felhívta arra is a figyelmet, hogy mindkét jegyzéktípus önálló segédlet sorozatot képez, nem az alapleltárak melléklete19. Voltaképpen szerkezetében a két segédlettípus között nem volt különbség. A tárgyilag nem tagolt (pl. sorszámos, alapszámos, időrendben lévő) állagok esetében csomójegyzék készítését írták elő, a repertórium a tárgyilag tagolt állagok (pl. egyes közigazgatási irattárak, főképpen családi és üzemi levéltárak) anyagának leírására szolgált. A két jegyzéktípus pontokba szedett jellemzői között a különbség az állagot alkotó raktári egységek felsorolása pontban mutatkozott meg. A repertórium az állag tárgyát és szerkezeti felépítését tartalmazó áttekintő jegyzékek jellemzőit is magába foglalva az iratok tartalmának ismeretét is elvárta készítőjétől, hiszen másképp nem volt lehetősége a tárgyilag tagolt iratanyag tárgyi kibontására. Míg a csomójegyzékben elégséges a jelzetek (iktatószám, alapszám) rendjében kezelt iratoknak a raktári egységen belüli legalacsonyabb és legmagasabb jelzetét és az évet megadni az iratok tárgyának meghatározása nélkül. 2.3 A RAKTÁRI JEGYZÉK ME GALAPOZÁSA Az évtized végére eljutott oda a levéltáros szakma, hogy már egy komolyabb, a későbbi évekre nézve iránymutató összefoglalás is születhessen a levéltári segédletekről. Ember Győző, az Országos Levéltár főigazgatója az induló levéltártani és történeti segédtudományi kiadványsorozat első köteteként publikálta 1958-ban A levéltári segédletek című művét20. E munka első felében a szerző a segédletek rendszerének fő jellemzőit általánosan ismerteti. Ezek közül témánk szempontjából két elem érdemel külön is említést. A segédletek legfontosabb adatai közül a levéltári anyag címe és jelzete Ember Győzőnél nem válik el egymástól, ezeket a szerző „és” illetve „vagy” jelleggel együttesen kezeli21. Ez a gyakorlat meg is gyökeresedett Magyarországon, és nem is okozott problémát mindaddig, amíg a nemzetközi szabványok alkalmazása a 2000-es években be nem gyűrűzött Magyarországra. Erre a kérdésre később a szabványok alkalmazhatóságának tárgyalásakor vissza fogunk még térni. Ember Győző másik fontos megállapítása a raktári jelzettel volt kapcsolatos. Leírása szerint korábban a raktári jelzet fogalmában szorosan összekapcsolódtak a raktárépület, a 16 Takáts Endre a cikk írásakor a Soproni Állami Levéltár vezetője volt, később a Veszprémi Állami (majd Megyei) Levéltár igazgatója lett (1961), e tisztet nyugdíjazásáig (1973) töltötte be. 17 Takáts Endre: Hozzászólás a leírójegyzék készítésére vonatkozó utasítás-tervezethez. In: Levéltári Híradó 5. (1956) 3-4. sz. 278–284. 18 Balázs Péter: Csomójegyzék és repertórium készítésének szabályozása. In: Levéltári Híradó 6. (1956) 1. sz. 153–165. 19 Előfordult, hogy az alapleltárat bővítették ki a csomójegyzékkel, például „a győri levéltárban a Győri Törvényszék urbéri és tagosítási iratainak alapleltára 26 oldal terjedelmű” írja, ami az áttekinthetőség rovására ment. 20 Ember Győző: A levéltári segédletek. Magyar Országos Levéltár Kiadványai IV. Levéltár és Történeti Segédtudományok 1. Akadémiai Kiadó, Budapest, 1958. 21 A levéltári terminológiai lexikonban is így rögzült. pl. 14-105, 14-108, 14-109.
