LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI

Általános - Boross István – Dr. Juhász Zoltán: A raktári jegyzék elektronikus megjelenítése és kezelése. Veszprém, 2014. - 1 Bevezetés - 1.1 Előzmények

5 illetve a jelenleg csak bennük fellelhető információk nyilvánvalóan jelentős szerepet fognak játszani. Azonban nem mindegy, hogy hogyan, milyen eszközök, programok segítségével, milyen adatbázisok építésével és elektronikus rendszerek kialakításával történik mindez. A 2000-es években fokozatosan gyűrűzött be a hazai szakmai közvélemény tudatába a nemzetközi levéltári leíró szabványok2 léte. A levéltárügy és a levéltári szervezetek prominensei felismerték, hogy ezeket a szabványokat lehet és kell is alkalmazni levéltárainkban. Előtte azonban mindenképpen át kell őket szabni saját viszonyainkra. Ez a felismerés odáig vezetett, hogy 2011-től a Levéltári Kollégium felállította a Levéltári Szabványügyi Bizottságot, amelynek a fő feladata a digitális környezetre alkalmazható levéltári leíró szabványok létrehozása a nemzetközi szabványok felhasználásával. Megszülettek az első leíró levéltári szabványok az anyakönyvek, a térképek és a testületi jegyzőkönyvek irattípusaira3. Az általános levéltári leírás tervezete is elkészült, amelynek bevezetése gyökeresen át fogja alakítani a levéltárakban folytatott segédletkészítési munkát. Ennek kapcsán már a szabványügyi bizottsági üléseken, több fórumon vagy kollégák közötti informális beszélgetésekben egyaránt gyakran felmerül a kérdés, mit is kezdjünk raktári jegyzékeinkkel. Fel kell tennünk azt a kérdést a levéltáros közösségnek, hogy miként gondolkodjunk a raktári jegyzék műfajáról: kifutó vagy továbbélő segédlet-e a raktári jegyzék? Meg lehet-e reformálni vagy rövidesen a helyébe lépnek az európai szabványokon alapuló adatmodellt magukban hordozó olyan új rendszerek, mint a ScopeArchiv? Reméljük, hogy tanulmányunk végére érve az olvasó is egyetért majd azzal a konklúziónkkal, hogy van mód a raktári jegyzékek átalakítására és a szabványos digitális környezethez való idomulására. Tanulmányunk a Magyar Nemzeti Levéltár Veszprém Megyei Levéltárában készült, a szerzők elsődleges tapasztalatai innen származnak. A levéltári informatikai fejlesztések terén a Veszprém Megyei Levéltár és a Pannon Egyetem Műszaki Informatikai Karának Villamosmérnöki és Informatikai Rendszerek Tanszéke 2008 óta működik együtt. A kezdetektől az egyik frekventált informatikai probléma, amelyre a levéltárosok és az informatika tudományának egyetemi kutatói együtt keresik a választ, a levéltár elektronikus formában rögzített raktári jegyzék állományának adatbázisba rendezése, a raktári jegyzékekkel végzett munkafolyamat informatikai támogatása volt. A közös munka egyik első állomásaként a Veszprém Megyei Levéltárban 2011. április 14-én Elektronikus nyilvántartási rendszerek a levéltárban címmel a Nemzeti Kulturális Alap támogatásával megvalósított levéltári informatikai szakmai műhelybeszélgetésen már bemutattuk a raktári jegyzékek kezelését biztosító programunk első változatát4. A program a levéltár e-archivumos fondjegyzék-szerkezetéhez applikálva egy olyan dokumentumkezelő rendszert mutatott, amely az újonnan készített raktári jegyzékek bevitelét támogatta elsősorban. A jegyzékek többszintűségének megjelenítésére kísérleti megoldás született, ezen kívül a program a jogosultsági szintek beállításával segítette az ellenőrzés és a visszacsatolás munkafolyamatát. Lehetőséget nyújtott a kész raktári jegyzékek publikussá tételéhez. A program keresőrendszere azonban még kezdetleges volt, és a beviteli felület sem volt eléggé felhasználóbarát. Ezen kívül mind levéltári, mind informatikai oldalról koncepcionális problémák is mutatkoztak, amelyekre az előadást követő vita mutatott rá. Ennek a projektnek a tapasztalatait felhasználva 2012-ben újabb kísérleti program fejlesztéséhez fogtunk

5. A raktári jegyzék adatbázis második verziója egy XML adatleíró nyelvre épülő rendszer, amely már az EAD-vel való kompatibilitást is figyelembe veszi. A második rendszer megmutatta az új technológia lehetőségeit, és hogy az elképzelés helyes, de nem volt alkalmas országos méretű rendszer kiépítésére. Az új intézményrendszer kialakulása és az eddig nyert tapasztalatok arra vezettek minket, hogy egy újabb vizsgálatot kezdjünk. A további fejlesztés során egy olyan adatmodell és koncepció létrehozása a cél, amelyet nyílt forráskódú, a hosszantartó 2 ISAD(G), második kiadás, 2000.; ISAAR (CPF), 2004.; ISDF, 2007.; ISDIAH, 2008.; http://www.archivportal.hu/id-600-leveltari_szabvanyok.html; EAD, második kiadás, 2002. http://www.loc.gov/ead/

3 http://www.archivportal.hu/id-600-leveltari_szabvanyok.html

4 Pintér Milán: Levéltári raktári jegyzék alkalmazás tervezése. Pannon Egyetem, Villamosmérnöki és Információs Rendszerek Tanszék, Műszaki informatika szak. Diplomadolgozat. Veszprém, 2010. 5 Kemenszki Gábor: Levéltári raktári jegyzék-kezelő rendszer fejlesztése. Pannon Egyetem, Villamosmérnöki és Információs Rendszerek Tanszék, műszaki informatikus MSc. diplomadolgozat. Veszprém, 2012.