LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Boross István – Dr. Juhász Zoltán: A raktári jegyzék elektronikus megjelenítése és kezelése. Veszprém, 2014. - 2 A raktári jegyzék - 2.1 Rendszerezés és segédletek a levéltárakban
6 archiválást elősegítő technológiákkal hozunk létre. Alapvető követelmény a rugalmasság elvének megvalósítása, egyrészt a bővítés lehetősége, másrészt a könnyű konvertálhatóság révén. Figyelmünk azért fordult a konkrét adatbázis létrehozása helyett az adatmodell felé, mert az időközben a levéltárügyben zajló, az egységesülés irányába mutató informatikai fejlesztések idején szigetszerű fejlesztésnek nincs értelme. Szándékaink szerint javaslatunk alapot nyújthat egy országos méretű fejlesztéshez is, amennyiben a levéltáros szakma fantáziát lát benne. Véleményünk szerint az általunk javasolt elképzelés alkalmazása a levéltárak becslésünk szerint százezres nagyságrendű raktári jegyzék állományának optimális elektronikus megjelenítéséhez és adattartalmának legjobb kiaknázásához vezethet el. 1.2 A TANULMÁNY FELÉPÍTÉ SE Tanulmányunkban igyekszünk a raktári jegyzék elektronikus leírásának, feldolgozásának levéltár szakmai és informatikai témaköreit érinteni. A 2 . fejezetben először a raktári jegyzék megszületésének körülményeit, útját követjük végig levéltártani források segítségével az 1950-es évektől napjainkig, közben a veszprémi gyakorlattal illusztráljuk a változásokat. A 3 . és 4. fejezetekben röviden érintjük a digitalizálás levéltári gyakorlatát és a digitális adatok tárolási módjait. A célunk annak bemutatása, hogy a digitális – bináris – adat mennyire másképp viselkedik, mint a papírra írt betű, információ. Az 5-7. fejezetekben az XML adatleíró nyelvet, az arra épülő technológiákat mutatjuk be. Kitérünk az egyes technológiák alkalmazására, az XML adatok adatbázisban tárolására is. Meggyőződésünk, hogy az XML technológia a legmegfelelőbb adatleírási forma a levéltárak számára a rugalmassága, szabványossága és kiterjedt informatikai támogatása miatt. Az informatikai ismereteket igyekszünk közérthető módon átadni, véleményünk szerint a konkrét javaslat megértéséhez szükséges a levéltárosoktól talán kissé távolabb eső informatikai háttér megvilágítása is. A tanulmány záró fejezetében a raktári jegyzék digitális, XML-alapú leírására szolgáló adatmodellt mutatjuk be, valamint felvázoljuk egy olyan rendszer alapjait, amely a teljes raktári jegyzék feldolgozási munkafolyamat minden szakaszát támogatni tudja. 2 A RAKTÁRI JEGYZÉK Bízunk benne, hogy tanulmányunk interdiszciplináris jellege miatt nemcsak levéltárosok érdeklődésére tarthat számot, hanem az informatika szakemberei is olvassák majd. Ezért mielőtt ismertetnénk a raktári jegyzék létrejöttének történetét, néhány alapvető levéltári fogalom felvázolásával kezdjük ezt a fejezetet. 2.1 RENDSZEREZÉS ÉS SEGÉDLETEK A LEVÉLTÁ RAKBAN A levéltári iratok rendszerezésének két fontos alapelve van, a proveniencia és a pertinencia elve. A provenienciaelv az iratok keletkezésének körülményei alapján rendszerezi az iratokat, az azokat keletkezető iratképzők szerint kialakított fondok rendszerében helyezi el a levéltári iratokat. A pertinenciaelv az iratokat területi, tárgyi, időbeli vagy formai alapon csoportosítja. A magyarországi és az európai levéltári gyakorlatban a proveniencia alapú rendszereké a vezető szerep. A fond a levéltári anyag legfontosabb alapegysége, amely alatt egy iratképző szerv vagy személy iratainak (proveniencia alapon) létrejött összességét, vagy egy bizonyos szempont alapján (pertinencia alapon) mesterségesen kialakított iratgyűjteményt értünk. A levéltárban őrzött minden egyes irat valamilyen fondba tartozik. A fondok bizonyos szempontok alapján önálló jellegű egységekre, állagokra tagolódhatnak, de ez nem szükségszerű. Egy levéltár iratanyaga nem csupán fondok konglomerátumából áll, hanem a fondok hierarchikus rendszerben több szinten is csoportokba rendeződhetnek. Ezek a felsőbb szintek fentről lefelé a következők: fondfőcsoport vagy szekció, fondcsoport (ezekből egymás alatt
