LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Boross István – Dr. Juhász Zoltán: A raktári jegyzék elektronikus megjelenítése és kezelése. Veszprém, 2014. - 1 Bevezetés - 1.1 Előzmények
4 1 BEVEZETÉS A magyarországi levéltárak segédletkészítési gyakorlatának legalapvetőbb és a mindennapi munka során megkerülhetetlen terméke évtizedek óta a raktári jegyzék. Bár a jogszabályok és a levéltártani szakirodalom klasszikusan a nyilvántartási célú segédletek, több esetben egyenesen a nyilvántartások közé sorolja a raktári jegyzéket1, mégis e segédlettípus szinte már megszületésétől kezdve paradox módon kutatási és tájékoztatási célú használattal is bírt. A raktári jegyzékek évtizedek alatt felhalmozott gazdag adattartalmának interneten való megjelenítésére, és ezzel teljes körű nyilvánossá tételére az utóbbi évtizedben egyre erősebb igény jelentkezett a kutatni vágyó laikusok és a tájékoztatást végző levéltárosok részéről is. A levéltáros szakmát több irányból ható erők terelik abba az irányba, hogy újragondolja eddigi gyakorlatait. A raktári jegyzékek számítógépes megjelenítése ma már csakis valamilyen adatbázisba rendezetten képzelhető el, ami a levéltárelmélet oldaláról szükségszerűen igényli e segédletünk bizonyos mértékű formai és tartalmi reformját. Az adatbázisba rendezés gyakorlati problémáin való gondolkodás előtt tisztázni kell olyan kérdéseket is, mint például a nemzetközi levéltári szabványok alkalmazhatósága a magyarországi raktári jegyzék-készítési gyakorlatban, azaz hogyan biztosítható a raktári jegyzékekbe foglalt, a levéltári anyagra vonatkozó információk visszakereshetősége és a szabványos adatcsere-forgalom. A levéltárelméleti kérdések megújítására tett javaslat mellett a tanulmányunk elsődleges célja annak a kérdésnek a vizsgálata, hogy a levéltárak legszélesebb körben használt középszintű segédletét, a raktári jegyzéket miként lehet optimális módon elektronikus úton elkészíteni, megjeleníteni és kezelni. Arra is ki szeretnénk térni, hogy raktári jegyzékeinket a tartalmi elemek megőrzése mellett – akár ezen a néven, akár új név alatt – milyen formában lenne célszerű elkészíteni a jövőben. A digitalizálódó világhoz való alkalmazkodás jegyében felmerül a kérdés, hogy mit kezdhetünk a már meglévő jegyzékeinkkel, legyenek azok papíralapúak, vagy már valamilyen digitális formában létezők. A raktári jegyzékek számítógépes kezelése több fontos problémát vet fel informatikai szempontból is. Olyan megoldásra van szükség, amely egyidejűleg biztosítja a hosszútávú archiválást, a papíralapú rendszerekhez hasonló megbízhatóságot, de jóval gyorsabb és hatékonyabb feldolgozást, a bővíthetőséget, és a levéltáros szakma elvárásainak való maximális megfelelést. 1.1 ELŐZMÉNYEK A magyarországi levéltárügy több szempontból is jelentős átalakulást ért meg az utóbbi időben, és még bizony további mélyreható változások fognak következni. Elegendő arra utalnunk, hogy megalakult az ország levéltárainak többségét magában foglaló Magyar Nemzeti Levéltár, az e-levéltár projekt kifutása most zajlik, a szakmai munka követelményrendszerét meghatározó rendeletünk megújítás alatt van. Tanulmányunk témája szempontjából a legfontosabb az e-levéltár projekt országos szintre kiterjesztett fejlesztése volt 2012–2013 során. Ennek eredményeként létrejött az Elektronikus Levéltári Portál, amely a kutatók, érdeklődők számára kényelmes, otthonról az interneten keresztül történő tájékozódás, kutatás lehetőségét nyújtja. A portál szolgáltatásai között szerepel az ország közlevéltári állományainak levéltári leírásaiban, levéltári adatbázisokban való keresés és a digitális kutatószolgálati felületen történő online beiratkozás és iratrendelés is. A 2012. október 1-jével felálló Magyar Nemzeti Levéltár integrációs folyamata a megyei tagintézmények számára is megteremtette a lehetőséget az új központi levéltári nyilvántartórendszerhez, a ScopeArchivhoz való csatlakozásra. Ezek a fejlemények a digitális levéltári információszolgáltatás nagyfokú előretörését fogják eredményezni a következő években. A levéltárak tartalomszolgáltató tevékenységében a raktári jegyzékek, 1A művelődésügyi miniszter 130/1971. sz. (M.K. 10.) MM számú utasítása a Levéltárak Ügyviteli Szabályzata kiadásáról 83.§ (3); Levéltári ismeretek kézikönyve (szerk. Endrényi Ferenc), Tankönyvkiadó, Bp., 1980. 250–253.; A közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 10/2002. (IV.13.) NKÖM rendelet 34.§ (2); Szerk.: Körmendy Lajos. Levéltári kézikönyv. Osiris, Bp., 2009. 499–501.
