LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Nyilvántartási utasítás tervezete. • [1953. szept. k.] [LOK sz. n.]
135/1.^ január 1-vel minden levéltárbon meg kell inditani a rendszeres és egységes szempontok szerint felépülő nyilvántartási munkát^ Ezzel kapcsolatban a Levéltárak Országos Központja tudományos osztályán 1955c október 51-én és november 2-án megtartott munkaértekezlet valamint egyes levéltári dolgozók javaslatainak figyelomb evét elévol a következőkben határozom meg a központ és a levéltárak nyilvántartási munkáinak keretét: la A ny ilvántart ási munkálatok távlati feladatai, A levéltári nyilvántartás célje kettős*, operativ és dokumentációs,, Oprorotiv vonalon segitségot kell nyújtania 0 levéltári munkával, elsősorban a felderités, külső selejtezés ellenőrzés és begyűjtés, valamint az alapleltározás munkájával *Le?csoiatban« Hangsúlyozni kivánom, hogy jelenleg a nyilvántartási launkávol kapcsolatos operotiv feladatok a sulypoTiTfiak, tehát 0 nyilvántartás munkáját ugy kell kiépitenünk, hogy elsősorban e feladatoknak feleljen meg. Tehát elsősorban a levéltár gyűjtőkörébe tartozó, de 0 levéltárba bármely ok következtében még be nem szállított anyag nyilvántartásóval kell foglalkoznunk,, Ez az eddigi gyakorlatban "A" nyilvántartásnak nevezett munka elsősorbon 0 levéltárak feladata. Az "A11 nyilvántartásnak az elsődleges, font már emlitott cél mellett szolgálnia kell a levéltárak tervezésének munkáját is, tehát a nyilvántartási kartonokat oly módon kell vezet ni s hogy azokból 0 levéltárak a következő évnegyed selejtezés ellenőrzési, begyűjtési és elopieltározásl tervéhez is adatokot tudjanak szereznie A mar levéltárban lévő anyag elsődleges nyilvántartási eszköze az alaplőltár-, A levéltáraknak szigorúan ragaszkodniuk kell a már korábban kiadod alapioltározási utasításokban foglalt határidőkhöz, tehát minden az évnogyod során beszállított iratanyagnak a kövotkoző évnegyed második hónapjának végéig olopleltározvo kell lennie. Tokintettel ó-. —iban arra, hogy oz alapi olt ár önmagádban nem ad mindon esetben kiM. égi tő tájékoztatást /különösön akkor, amikor 0 nagyarányú beszállítások következtében cz alaplelt ári lopok szánó többszázro rug/, a le vél tár almok rendelkezniük kell alaplelt ári mutatóval, mely folyamatos ^gépeléssel, tartalomjegyzékszerűen az alapleltári tételszám, cin, évkor és terjedelem adataival áttekintést nyújt 0 levéltárban nár bentiévő anyagról* Ugyanakkor 1954e évi elsS negyedévi munkájukba be kell Iktatni 0 már elkészült alapiéltárak naprakész állapotba hozatalát, tehát el kell érnlök azt, hogy 195^ február végén _ alapi oltáraik az 1953* december 51-i -bély ze tet tükrözzék, az összes, az alapleltár elkészülte óta bekövetkezett változások feltüntetésével. Tekintettel viszont orra, hogy az összes állani levéltárak nár beszállított anyagáról a LOK-nak központi áttekintéssel kell rendelkeznie,_ szükséges cz, hogy a LOK-nek is rendelkezésére álló alapioltárakon kívül egy szakrends^ri. áttekintés is készüljön, /! 'B M nyilvántartás/* Ennek a nyilvántartásnak 0 vezetése c LOK közponii nyilvántartás feladata, mely feladat ellátása közben alkalom fŐg nyilni oz egyes oloploltárak hibáinak föltárására és kiküszöbölésé ra«, A 5i B s; nyilvántartásnak ez 0 fornájo első lépést jelont. a dokunentációs jellegű nyilvántartási feladatok folá0
