LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI

Tervezési statisztikai segédlet - Útmutató a tervezési-statisztikai segédlet elkészítésére. • 1983.03.14 [LO sz. n.]

1. Egy fond/állag, vagy annak valamely új törzsszámot kapott része csak egy helyen minősíthető. Például az 1944.-45. évi korszakhatár nem mindig teszi lehetővé az anyag fizikai szétválasztását, de az új korszakhatárba sorolt irategyüttes új törzsszámot kap. Ebben az esetben az adatokat csak annál a törzsszámnál tüntetjük fel, amely alatt az anyagot ténylegesen őrzik, illetve nyilvántartásba vették. Külön kártyát kell azonban készíteni arról a törzsszámról, amely alatt ténylegesen iratot nem őriznek. Ebben az esetben zárójelben utalni kell arra a törzsszámra, amely alatt az anyagot őrzik. 2. Az iratok időrendben történt rendezettsége nem számít kutathatósági szempontnak, (Pl. egy középszinten, évek időrendjébe rendezett regisztratura-jellegű irategyüttes információszolgáltatási értéke egészen elenyésző, ha annak segédkönyvei hiányoznak. így a közép- és darabszinten rendezett iratok is minősülhetnek kutatási szempontból segédletekkel ellátatlanoknak.) 3. Iparvállalatok vagy más hasonló szervek levelezésénél a levelezőpartnerek szerinti rend nem számítható mutatózásnak még abban az esetben sem, ha ezek iratait a partnerek ábécé rendjében őrzik. 4. A segédkönyvek (iktató-, sor-, mutatókönyvek, lajstromok) is olyan szintű kutatási segédletekkel ellátottnak minősítendők, mint amilyennek a hozzájuk tartozó iratokat vagy jegyzőkönyveket minősítették. 5. Amennyiben az iratoknak vagy jegyzőkönyveknek segédkönyvei vannak, akkor a mutatózott iratok vagy jegyzőkönyvek