LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Nyilvántartási utasítás kiadása. • 1954.01.12 [13-07-98/1953 LOK]
a/ a már kézhez kapott kartonok jobb felső sarkában fel kell tüntetni az illető szarv közvetlen felügyeleti szervesek /minisztérium, tanács stb„/ nevét* az adatfelvétel időpontját; azt a tényt, hogy az adatfelvétel helyszini kiszállás vagy adatbekérés alapján történt-e £ valamint a felvételt eszközlő dolgozó nevét. A karton bal felső sarkában az alapleltári tételszámot is fel kell tüntetni, amennyiben oly iratanyagról van szó, melynek egy része már a levéltárban van és alapiéltáreztatott. Az eset3e,;es irat tartörténe ti adatokat a "Ifegjegyzés** rovatban /vagy pótlapon/ kell feltüntetni. b/ a karton hátlapjának felhasználása az ujtipusu kartonok szétküldéséig és használatbavételéig a következőképpen történjék: a "sorszám" és a"kiszállás jellege** c. rovatok felhasználása ^változatlan azzal a különbséggel, hegy a"kiszálláe jellege" c. rovatban a vonatkozó levéltári agyiratszámot is fel kell tüntetni* c/ A ,! Sel # anyag évköre" c. rovatban kell lehetőleg évenkénti tagolásban feltüntetni a szerv kezelésében lévő iktatott és még selejtozetlen irat- ill könyvanyagofc az iratanyag állapotában rejlő lehetőségek szerint csomóban és kötetben, hogy ezeket az adatokat a levéltárak a tervezéskor fel tudják használni! A "Beszállított a^ag* c. rovatban kell feltüntetni az előző rovat évenkénti tagolásának megfelelően a fenti irat- ill könyvmennyiségből levéltárba szállított már selejtezett mennyiséget, A "Kintmaradt anyag** rovatban kell feltüntetni* szintén évenkénti tagolásban a szerv kezelésében megmaradt, a további ügynanetben még szükséges* selejtezésen már keresztülment irat- és fcőnymennyiséget. d/ A "legelőd intézmény neve" rovatban "aj" jelzéssel kell utalni arra, hogy a szerv uj alapitásu, "V irandéf na a jogelőd szerv neve ismeretlen. A rovatot nem szabad üresen hagyni. A jogelőad intézmény esetleg feltalált iratanyagáról külön kartont kell felvenni, azonban a két kartonon kölcsönös utalást kell feljegyezni. e/ amennyiben az iratbermelő szerv nevében, szervezetében stb. változás következik be. aa eljárás a következőt névváltozás esetén, vagy awennyiben az intézn^ny jogutód intézmény keretében folytatja működését a régi névről utalót kell Írni és az eredeti kartont az intézmény uj nevének magfelelően kell elhelyezni| amennyiben az intézmény több intézményre válik szét. minden egyes uj intézmény kartonján fel kell tüntetni a régi intézmény neveti amennyiben egy intézmény több intézmény egybeolvadásából jön létre, minden régi inGázmóay kartonján fel kell tüntetni az uj intézmény nevéts am ennyibea valamely intézmény uj székhelyre költözik át. a topografikus mutatóban /v.ö. G. pont/ erre a tényre utalni kell. . . f/ amennyiben viamely intézmény több kisebb egységből áll /p.o. járási megyei, városi tanács egyes osztályai üzem, üzemrész, tagozat, stb/ az egységekről, mint önálló ezervekről külön kartont kell felfektetni O
