LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Fondtörzskönyv - Utasítás-tervezet az általános levéltárak fondtörzskönyvének vezetésére. (1972.09.25-1972.09.28-i miskolctapolcai igazgatói értekezlet 3. napirendi pont) • 1972.09.13 [52657/1972 X. LIG = MOL XIX-I-4-ab-6. tétel és XIX-I-7-o-levéltárigazgatói értekezletek]
A törzskönyv első" felvétele és lezárása A megfelelő minőségű, A/A ivnéretü, előrenyomott fejléccel és rovatokkal készült törzskönyvlapot /Ld, az l.sz. mellékletben/ az első felvételkor Írógéppel kell kitölteni. A törzslapot az adatközléseit felelős dolgozó az adatok felsorolását követő uj sorban, dátummal látja el és aláirja. A kitöltött törzslapokat fondfőcsöpörtök> azokon belül a fondtörzsszámok növekvő sorrendjében, a törzslapok mennyis égétől függően, ogy-> vagy több kötetbe tartósan be kell köttetni. Egy-egy kötet terjedelme 300 lapnál nagyobb nem leiétr . A köteteket sorszámmal kell jelölni ós azok lapjait a köteteken átfutó folyamatos lapszámokkal kell ellátni, Uj kötet nyitása esetén az előző kötet utolsó törzslapjának hátlapján utalni kell arra, hogy a következő fond törzslapját a törzskönyv melyik kötete tartalmazza, A törzskönyvet - illetve ha az több kötetből áll,.annak utolsó kötetét - elkészítésekor hitelesítési záradékkal /Ld, a 2,sz, mellékletben/ kell ellátni. Ebben fel.kell tüntetni, hogy a törzskönyv hány kötetből áll, valamint azt is, hogy a törzskönyv lezárása után átvett vagy kialakított fondokat a törzskönyv milyen számú pótköteto tartaiiaazaa. IV. A törzskönyv lezárása utáni gyarapodások törzskönyvezése és a törzskönyvi változások vezetése A törzskönyv első felvitelének lezárása után átvett vagy kialakitott uj fondokat átvételük /beérkezésük/, illetve kialakításuk sorrendje- .. ben és törzsszámuk feltűntet-'sével, a gyarapodások számára nyitott pótkötetbe folyamatosan kell bevezetni. Az uj fondok törzslapján a :, Kegjegyzés;: rovatban minden esetben fel kell tüntetni a fond átvételének /kialakításának/ idejét.