LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI

Általános - Nyilvántartási utasítás kiadása. • 1954.01.12 [13-07-98/1953 LOK]

Ahhoz, hogy a levéltárvesető minél több ilyen szerv 111. iratanyag létezéséről szerezhessen tudomást, részben a LOK által küldött központi tájékoztatás eszközeit kell felhasználni, részben pedig szintén a LOK által küldött segédeszközök alapján öntevékenyen kell a helyi vonatkozása felderítés munkájához hozzákezdeni* Különleges jelzéssel kell ellátni a fenti kartonokból természetesen mindazon szervek kartonját, ahol az anyag bármilyen ok következtében veszélynek ven

kitéve^ 3/ nyilvántartandó mindazon Iratanyag, melynek eltűntéről, pusztu lásáról

a levéltárveze tőnek tudomása van. A veszélyeztetett és elpusztult iratanyagra vonatkozó adatokat a LOK-kal is közölni kell, amennyiben a levéltár a veszélyeztetettség állapotát saját hatáskörben egy hónap alatt megszüntetni nem tudja. D/ A levéltárvezető köteles gondoskodni arról, hogy minden az évnegyed második hónapja végégig beszállított anyag a következő évnegyed második hónapjáig ala

p

leltározva

legyen. Az

elkészült alapleltari lapokat a negyedévi beszámolóval egyutTTkell felterjeszteni a LOK-ba, Gondoskodni kell arról is, hogy a levéltár teljes alapié 1-tóráról alapleltári mutató álljon rendelkezésre. &/ A nyilvántartás munkájának a legszorosabb Impcsolai&anJsall. ^^^J^ÉSÉ^L^WÉS^A

3zea a tören utalunk a a 1>-C7-2Ö/1955 LOK az, rendeletek megfelelő szakaszaira.A LOK által nyújtott támogatás mellett a levéltárak egyik komoly felderítő eszköze aa adatbekérö körlevél.

Bár

kétségtelen. h»gy az Így beérkező adatok iwgbizMtósagáWz sok esetben kétség fer, azonban az elsődleges felderités oélját igy is el lehet érni o az adatokat a későbbi kiszállások scrán ellenőrizni lehet. A legbiztosabb felderítési mód természetesen a helyszíni kiszállás

. "A kiszállások alkalmával ezentúl a levéltári dolgozók amennyiben ezü az anyag biztonsága szempontja- ". indokolttá teszi, vegyenek fel leltárt /esetleg jegyzőkönyviormában/ arról, hegy a szervnél milyen jellegű iratanyag marad kint, milyen mennyiségben /osomószám ós kötetszám/. A felvett leltár egy példányát a szervnél kell hagyni, folhiva őket az irattárban való elhelyezésre, a másik példányát a ! levéltár ,helyezi el irattárában. F/' A nxi^án^artasi munka

alaki külsőségeivel

kapcsolatban a

következoke t jSIí szem "eXoTt~*tertani i 1/ A nyilvántartás az u.n. "A"

nyilvántartási kartonon történik. A legújabban /belső megbeszélések és egyes levéltárvezet ők - elsősorban Oltva! Ferenc- újítási javaslatai alapján/ készült és a levéltárak részére már szétküldött ujtipusu kartonanyag használata közelebbi magyarázatra nem szorul, A régi tipusu kartonanyag felhasználásánál azok a levéltárak, melyek már a kartonok hátlapján lévő rovatok kitöltését is megkezdték, kövessék eddigi gyakorlatukat. Azok a levéltárak viszont, melyek még egyáltalán nem kezdték meg a nyilvántartási munkát, vagy pedig csupán a karton előlapjának kitöltésével foglalkoztak, az alantiak szerint járjanak el*