LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI

Általános - Boross István – Dr. Juhász Zoltán: A raktári jegyzék elektronikus megjelenítése és kezelése. Veszprém, 2014. - 9 Raktári jegyzékek kezelésének munkafolyamat támogatása

65 A munkafolyamat elején a kijelölt levéltári egység rendezése során a levéltáros elkészíti a raktári jegyzéket. A jegyzék adatait egy felhasználóbarát adatbevivő felületen rögzíti. Az általános adatok nagy része az adatbázisban előre rögzíthető, így pl. egy legördülő menüből kiválasztható, így minimalizálható a gépelési munka, kizárható az elírás, betűtévesztés. Jobbára a speciális adatelemek rögzítésekor kell többet gépelni. Az adatbázis előnye, hogy a formai szempontokra kevésbé kell figyelnie az adatbevivőnek, mert a rendszer a bevitt adatok megjelenítésekor a formát automatikusan szolgáltatja. Ezáltal az ellenőrzési folyamat is egyszerűsödik, mert a formai ellenőrzés elhagyható, az ellenőrzést végzőnek csak a tartalmi hibákat kell kiszűrnie (pl. megfelelő-e a tárgyi egységek kialakítása, szakszerű-e a címadás stb.). A jegyzék ugyanis a begépeléssel még nem tekinthető késznek, azt előbb ellenőriznie kell az arra kijelölt felelősnek. Az ellenőrző személy vissza is küldheti a jegyzéket javításra. A jegyzék ellenőrzésre küldése, javításra visszaküldése, a javítás után ellenőrzésre való újra beküldése, és végül az érvényesítés is a munkafelületen egy gombnyomásra történhetne. A munkafázisok zárt rendszerben a jegyzék fizikai mozgása nélkül folynak, így a jegyzék biztonságban van, kisebb a hibák és az adatvesztés valószínűsége. A jogosultságok beállításával a hozzáférés is megfelelően szabályozható. A dokumentumkezelés fontos része, hogy az érvényes jegyzékek publikálása is egyszerűen történjen, ezért az adatbázisnak tudni kell kapcsolódni ahhoz a rendszerhez, ahol a kutatók az érvényes, publikálható jegyzékekhez hozzáférhetnek. Természetesen az érvényes jegyzékek rendszerében lehetséges az összes jegyzék tartalmában való együttes és összetett keresés. A dokumentumkezelő rendszer egyszerűbbé teheti a nyilvántartási feladatokat és különösen az abból történő adatszolgáltatást is. A rendszerbe bekerült jegyzékek leszűrhetőek lehetnének a típusuk, a keletkezés éve, a rendezettség szintje, a készítő vagy a referens személye szerint. Elvárás egy ilyen rendszerrel szemben, hogy a találatokat kilistázza, valamint a szűrés eredményéről összesített adatokat közöljön, például hány darab jegyzék található a lekérdezett kategóriában, hány iratfolyóméter irat tartozik a leszűrt jegyzékekhez stb. A jegyzékek egyenkénti nyomtatási lehetőségét is meg kell teremteni, célszerű a nyomtatási képet a hagyományos formához közelíteni. A rendszer támogatja a már elektronikus formában létező jegyzékek integrálását, illetve az írógéppel készült papíralapú jegyzékek karakterfelismerés segítségével történő elektronizálását. A fent megfogalmazott elvárások, funkciók és az előző fejezetben ismertetett XML adatmodell előnyei alapján úgy gondoljuk, hogy egy olyan XML dokumentumokra és XML adatbázisra épülő rendszert kellene létrehozni, amelynek magas szintű, logikai felépítése az alábbi ábrán látható. A részletes tervezés nem e tanulmány feladata, itt csak annyit említenénk meg, hogy a mai modern web technológiákkal egy ilyen sokfelhasználós rendszer létrehozható.