LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Boross István – Dr. Juhász Zoltán: A raktári jegyzék elektronikus megjelenítése és kezelése. Veszprém, 2014. - 8 A levéltári raktári jegyzék digitális leírása - 8.2 Szerkezeti elemzés
47 25. ábra A hagyományos raktári jegyzék a speciális adatokkal 8.2 SZERKEZETI ELEMZÉS A raktári jegyzék szerkezetének legalapvetőbb jellemzője a többszintűség, azaz a raktári jegyzék opcionálisan több levéltári szintet is magában foglalhat. A fond- vagy állagszint alatt a raktári jegyzéken belül maximum 4+1 szinttel számolhatunk. A 4 szint lehet a fősorozat, a sorozat, az alsorozat és a tétel. Miután a darabszintű jegyzékeket is megkíséreljük bevonni az adatmodellünkbe, a +1 szintnek az ügyiratok szintjét tekintjük. A szintek egymással hierarchikus alá-, fölérendeltségi viszonyban állnak. A raktári jegyzék szerkezeti sajátossága, hogy a fősorozat, a sorozat és az alsorozat közül egyik sem kötelező szint, az iratanyag jellegétől függően bármelyik elmaradhat. A tételek, amelyek a középszintű segédletünk legkisebb tárgyi egységei a megyei levéltári gyakorlatban, kötelező szintet képeznek. A raktári jegyzék legegyszerűbb formájában lehet akár egyszintű is, azaz a jegyzék ez esetben csak horizontálisan tagolódik, ilyenkor egyenrangú tételekből áll. Szintén a lazább, horizontális kapcsolat áll fenn az egyes fősorozatok, az egyes sorozatok és az egyes alsorozatok között szintjeiken belül. Az adatmodell tervezésekor figyelembe kell venni, hogy különböző korokban eltérő módon értelmezték a tételek jelzettel való ellátását, leszámozását. Régebben gyakran előfordult, hogy a vertikális tagolástól függetlenül a tételek folyamatos sorszámot kaptak a raktári jegyzék első tételétől kezdve az utolsóig. Újabban alapelvnek tekintjük (legalábbis Veszprémben), hogy a tételek minden egyes, szintet képező nagyobb levéltári egységen belül kezdődjenek 1-es sorszámmal, a következő szintet jelző cím után pedig újrakezdődik a számozás. A szerkezeti sajátosságok között meg kell említeni, hogy a raktári jegyzékekben, ahogy ezt a történeti részben már taglaltuk, a jegyzékkészítési gyakorlatot tekintve kétféle iratsorozattal találkozhatunk. Az egyik a tárgyilag nem tagolt iratsorozat, amely valamilyen jelzettel (pl. sorszámos, rendszámos, csoportszámos vagy alapszámos iktatás; fasciculus/numerus) ellátott, mechanikusan pl. időrendi alapon vagy a jelzetek emelkedő rendjében
