LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Boross István – Dr. Juhász Zoltán: A raktári jegyzék elektronikus megjelenítése és kezelése. Veszprém, 2014. - 8 A levéltári raktári jegyzék digitális leírása - 8.3 Szabványok alkalmazási lehetősége
48 sorba rendezett ügyiratokból áll. Ekkor az egymás mellé kerülő ügyiratok között tárgyi összefüggés többnyire nincs, vagy csak véletlenszerű. A másik a tárgyilag tagolt iratsorozat, amelynek minden egyes tétele olyan címmel van ellátva, amely az irat tárgyáról is információt nyújt. Ekkor az egymás mellé helyezett tételek között szorosabb a kapcsolat, a sorozaton belül valamilyen rendező elv (időrend, jelentőség, irattípus stb.) alapján állapítjuk meg a tételek sorrendjét. Szintén tárgyaltuk a raktári jegyzék történetéről szóló fejezetben a raktári egységek és a levéltári egységek viszonyát. Megállapítottuk, hogy a raktári jegyzék a raktári egységekre fűzi fel a jegyzékbe foglalt levéltári egységeket, miközben a kettő között biztosítja a konkordanciát. Mindig megállapítható, hogy melyik levéltári egység pontosan melyik raktári egységben található, a másik oldalról pedig melyik raktári egység mely levéltári egységeket foglalja magában. Ennek érdekében a legkisebb tárgyi egységeket úgy kell kialakítani, hogy lehetőleg a raktári egységnél kisebbek legyenek. Ha mégis nagyobb a tétel, mint a raktári egység, akkor úgy kell megbontani, hogy egyértelműen jelezni lehessen, hogy mely része esik egyik, illetve mely része esik a másik raktári egységbe. A tárgyilag nem tagolt iratok esetén ezt a raktári egységen belüli első és utolsó jelzet megadásával, többnyire egy számkontingens közlésével lehet megtenni egyértelműen. A tárgyilag tagolt iratok esetében valamilyen más jellemzőt kell keresni, amellyel a szomszédos raktári egységek tartalmának elkülönítése lehetővé válik. Az egyik gyakori ilyen lehetőség az időintervallum (vagy egyes évek) megadása, vagy a további (tételen belüli) tárgyi tagolás feltüntetése. 8.3 SZABVÁNYOK ALKALMAZÁSI LEHETŐSÉ GE A Nemzetközi Levéltári Tanács kezdeményezésére 1994-ben létrejött ISAD(G) szabványt a levéltári anyag leírására alkották62. A 2000-ben második kiadást megért szabvány63 a levéltári iratok többszintű leírásához nyújt hathatós segítséget. Az ISAD(G) egy olyan levéltári tartalmi leírás, amely hét adatcsoportba sorolva 26 fontos adatelemet tartalmaz. Az adatelemek segítségével a levéltári iratanyag miden egyes szintje tartalmi szempontból pontosan leírható, ugyanakkor a szabvány nem foglalkozik azzal, hogy a leírásokat vagy azok egyes elemeit milyen módon jelenítsék meg vagy publikálják, és nem szól a számítógéppel való feldolgozás kérdéseiről sem. Az ISAD(G) leíró szabvány alapul vételével a Levéltári Szabványügyi Bizottság 2012-ben készítette el az Általános Levéltári Leírás Magyar Szabványát. Az ISAD(G) magyar változata szerint a legmagasabb levéltári egységektől kezdve állagszintig kötelező a levéltári leírás elkészítése a szabványban meghatározott adatelemek használatával, de a lehetőség fennáll az állagszint alatt is a leírt iratanyag sajátosságainak megfelelően a további szintek, mint a „sorozat, alsorozat, kútfő vagy tétel, ügyirat, iratdarab” leírására. Az ISAD(G)-nek a magyar levéltári rendszerre való alkalmazhatóságáról még évekkel ezelőtt két álláspont alakult ki. Az egyik szerint állagszint alatt nem lehet szabványosítani, a levéltári anyag túlságos változatossága és a nagy mennyiségű adat miatt. A másik elképzelés úgy vélte, hogy a levéltári anyag teljes vertikuma szabványosítható az általános leírás szempontjai szerint64. Témánk szempontjából azért érdemes ezt a nézetkülönbséget feleleveníteni, mert a raktári jegyzékek a levéltári anyagnak pont azokat a szintjeit (a közép-, és alsóbb szintű levéltári egységeket) foglalják magukban, amelyekről a szabványosítás lehetőségében az álláspontok eltértek egymástól. Vizsgáljuk meg újra a raktári jegyzék szerkezetét, majd pedig adatelemeit ezúttal a leíró szabvány adatcsoportjaival való összevetés útján. A szerkezeti elemzéskor megállapítottuk, hogy a raktári jegyzék opcionálisan több levéltári szintet foglalhat magában. A levéltári leírás lefedi a fond- vagy állagszint feletti levéltári szinteket a szabvány 7 adatcsoportja szerint történő adatfelvétellel, viszont a fond- vagy állagszint alatt a raktári jegyzéken belül számolhatunk még az említett 4+1 szinttel. Elvileg a többszintűség nem okozhat gondot, hiszen a leíró szabvány pontosan a szintenkénti leírásra épül. Ehhez persze az kell, hogy az egyes szintek a raktári 62 Fordítása megjelent: ISAD(G): az első nemzetközi levéltári szabvány. In: Levéltári Szemle, 45. (1995) 2. szám, KILÁTÓ 53-74. Ford.: Künstler Ferenc. 63 Fordítását lásd: http://www.archivportal.hu/data/files/153021420.pdf 64 Cseh Gergő Bendegúz–Körmendy Lajos–Németh István–Rádi Péter–Reisz T. Csaba: A levéltárak helye az információs társadalomban, a levéltári anyag informatikai feldolgozása. In: Levéltári Szemle, 51. (2001) 1. szám 21.
