LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI

Általános - Boross István – Dr. Juhász Zoltán: A raktári jegyzék elektronikus megjelenítése és kezelése. Veszprém, 2014. - 8 A levéltári raktári jegyzék digitális leírása - 8.1 A raktári jegyzék tartalmi elemzése

46 16. A hitelesítés ideje: hasonlóképpen kezeljük, mint a jegyzék készítésének idejét. 17. A referens neve: referenciarendszer alkalmazása esetén lényeges, hogy ki a felelős az adott fondért és a raktári jegyzékért, miután a készítő és a referens személye nem feltétlenül azonos. Speciális adatok A legkisebb raktári, illetve levéltári egységek adatai a speciális adatok. Ezek képezik a raktári jegyzék tartalmi részét, a jegyzék „testét”. 1. A raktári szám: a raktári egységnek a fondon, illetve állagon belüli sorszáma. 2. A raktári egység típusa: a raktári egység típusának megnevezése (csomó, kötet, téka stb.) 3. A tárgyi egység levéltári jelzete: A tárgyi egységek címei elé a megfelelő jelzeteket is kitesszük. A gyakorlatunkban szintenként (pl. sorozatok) újrakezdődő, folyamatos sorszámozással (arab számmal) szoktuk jelölni a tételeket mint legkisebb tárgyi egységeket. 4. A tárgyi egység címe: a legkisebb tárgyi egység pontos megnevezése. 5. A tárgyi egység kora: a legkisebb tárgyi egység időköre, amely lehet évkör, évszám, ha megkülönböztető jelleggel bír, a kezdő és záró hónapot illetőleg napot is jelöljük. 6. A legkisebb raktári egységbe, illetve tárgyi egységbe foglalt iratok eredeti jelzetei: a raktári jegyzék középszintű segédlet révén nem tartalmazhatja az iratanyag darabszintű nyilvántartását. Regisztratúra jellegű levéltári egységek esetén összefoglalóan adjuk meg a legkisebb tárgyi egységbe tartozó iratok jelzeteit. A legkisebb raktári egységbe tartozó iratok jelzeteit abban az esetben, ha valamely tárgyi egység anyaga nem egyetlen raktári egységben, hanem két vagy több raktári egység közt megosztva található, a raktári egységbe foglalt első és az utolsó irat számjelzetének megadásával kell közölni61. Javasolt új adatelemek: 7. A tárgyi egység tartalmi leírása: többnyire a már korábban említett, és jegyzékeinkben gyakran előforduló „benne-észrevételek” rögzítésére szolgáló adattípus, amely a legkisebb tárgyi egység címében szereplő tárgymeghatározásnál bővebb leírási lehetőséget rejt opcionális módon. 8. Kapcsolódó tárgyi egység: különböző tárgyi egységek egymáshoz kapcsolódásának jelölésére szolgáló adatelem, a másik tárgyi egység lehet a raktári jegyzéken belüli és akár kívüli is. 9. A tárgyi egység terjedelme: opcionálisan megadhatók a legkisebb tárgyi egység közelebbi terjedelmi adatai (iratfolyóméter, lapszám, folió, oldalszám) 10. A tárgyi egységre vonatkozó megjegyzések: bármely olyan megjegyzés, amely egy konkrét tárgyi egységre vonatkozik, és nem fér bele másik adatelembe. 61 Miután darabszintű jegyzékek befogadására és megjelenítésére is alkalmasnak találjuk a modellt, ezek esetében a jelzet nyilvánvalóan egyedi jelzetet jelent.