LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI

Általános - Boross István – Dr. Juhász Zoltán: A raktári jegyzék elektronikus megjelenítése és kezelése. Veszprém, 2014. - 8 A levéltári raktári jegyzék digitális leírása - 8.1 A raktári jegyzék tartalmi elemzése

45 24. ábra A hagyományos raktári jegyzék fejléce az általános adatokkal Javasolt új adatelemek: 8. Gyarapodási azonosító: miután az ideiglenes raktári jegyzékeket is hasonló rendszerben készítjük és kezeljük, és ezeken a jegyzékeken mindig feltüntetjük az iratátvétel azonosítóját, a gyarapodási számot vagy a letéti számot, ezért szükség van a gyarapodási azonosítók jegyzéken való feltüntetésére. 9. Levéltári szint megadása: fond- vagy állagszint megjelölése, a nemzetközi szabványok figyelembevétele szükségessé teszi a levéltári szint jelölését. 10. Rendezettség szintje: a szakmai ismérveknek megfelelően alap-, közép- és darabszint jelölhető; a jegyzékek adatainak rendezettség szerinti lekérdezése, listázása adatszolgáltatáshoz hasznos lehet. 11. Jegyzék típusa: miután az adatbázisban különböző típusú jegyzékeket kívánunk kezelni, szükséges megadni a jegyzék típusának nevét (pl. raktári jegyzék, ideiglenes raktári jegyzék, átvételi jegyzék, lajstrom, elenchus, darabszintű jegyzék stb.), hogy eszerint is szűrhető, listázható legyen a jegyzékállomány. 12. Megjegyzés (a jegyzék használati módjáról): sokszor találhatunk jegyzékeink végére írt olyan folyószöveges megjegyzéseket, amelyek a jegyzék használatát segítik; érdemes ezeket az információkat is megőrizni. Valamint további, máshol el nem helyezhető információkat is itt közölhetünk. 13. A jegyzék készítője: a jegyzék készítőjének neve hagyományosan a jegyzék végén szerepel, korábban nem tekintették az általános adatok közé sorolandónak, mi ide vesszük. 14. A jegyzék készítésének ideje: hasonlóképpen kezeljük, mint a jegyzék készítőjét. 15. A hitelesítő neve: a raktári jegyzékeket ellenőrző személy neve, a jegyzék készítőjéhez hasonlóan kezelendő.