LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Boross István – Dr. Juhász Zoltán: A raktári jegyzék elektronikus megjelenítése és kezelése. Veszprém, 2014. - 8 A levéltári raktári jegyzék digitális leírása - 8.1 A raktári jegyzék tartalmi elemzése
44 Általános adatok Ahogy a tanulmány első felében már szó esett róla, a raktári jegyzékbe foglalt nagyobb levéltári egységek, azaz a fond vagy az állag egészére vonatkoznak az ún. általános adatok. Ezeket az adatokat a raktári jegyzék fejléc (és az újakat részben a lábléc) részében találhatjuk meg. 1. A levéltár neve: az őrző levéltári intézmény neve, a munkautasítás szerint a cím részét képezi; az új felfogás szerint a levéltárak alfanumerikus azonosító kóddal rendelkeznek, amely itt a levéltári jelzet része. 2. A fond, illetve állag törzsszáma: levéltári jelzet, azaz a levéltári egység egyedi azonosítására alkalmas kód, amely számok, betűk, írásjelek és szóközök szabatos rendszeréből áll. Egy adott levéltári egység levéltári jelzete a legmagasabb levéltári szintből kiindulva – a levéltári vertikális tagolódásnak megfelelően – tartalmazza mindazoknak a levéltári egységeknek a jelzeteit, amelyekbe az adott levéltári egység beletartozik. 3. A fond, illetve állag címe: a fond, illetve állag teljes címe magában foglalja a fondfőcsoport (szekció) címét, a fond címét és végül (állag esetében) az állag címét. Mindezeket a fond- és állagjegyzékben foglalt módon kell megadni. A gyakorlatban a fondfőcsoport címét a raktári jegyzéken nem szoktuk feltüntetni, mert a jelzetből egyértelműen kiderül, melyik fondfőcsoportba tartozik a fond. 4. A fond, illetve állag kora: a kort összefoglalóan szoktuk megadni, vagyis az iratanyag keletkezésének csupán időhatárait jelöljük, tekintet nélkül a jelzett időhatárok közötti esetleges hiányokra. Regisztratúra-jellegű levéltári anyagnál megkülönböztetjük a fondképző működése során létrejött iratanyag korát az esetleges járulékos iratanyag (mellékletek, elő- és utóiratok) korától. Az utóbbiak korát zárójelbe tesszük, mégpedig a legrégebbit a fondképző működése során létrejött és a fondban, illetve állagban őrzött legrégibb iratok évszáma előtt, a legkésőbbit pedig a fondképző működése során létrejött és a fondba, illetve állagba tartozó legújabb iratok évszáma után. A zárójeles megoldással jelölhetjük a szórványéveket is. 5. A fond, illetve állag terjedelme: a terjedelmet kétféleképpen adjuk meg: a, a fondba, illetve állagba tartozó raktári egységek számát, fajtánként összesítve, b, a teljes levéltári egység terjedelmét összesítve iratfolyóméterben. 6. A fond (és állag) általános ismertetése: áttekintő raktári jegyzékekben a fond történetét bemutató bevezető, amely tárgyalja a fond keletkezését, szerkezetét, rendszerét, a fondképző feladat- és hatáskörét. A fondismertetőket az Excelbe átültetett raktári jegyzékek mellett is a hosszabb folyószöveg befogadására alkalmas Word-formátumban szoktuk rögzíteni. Miután a jövőben a fondtörténeti ismertetés adattartalmát a fond- és állagszintű levéltári leírás fogja tartalmazni, a fondismertetőnek is nevezett bevezetőt kihagyjuk az adatmodellből 60. 7. A fond, illetve állag nagyobb levéltári egységekre tagolódásának feltüntetése: a több legkisebb tárgyi egységet összefogó nagyobb tárgyi egységek címeit a raktári jegyzék megfelelő részei elé szoktuk helyezni, annak érdekében, hogy a jegyzéket könnyen áttekinthetővé tegyük. A fondon, illetve állagos fond esetén az állagon belüli tárgyi egység csoportok, azaz belső levéltári szintek (fősorozat, sorozat, alsorozat) jelzése véleményünk szerint inkább a speciális adatok közé tartozik. A levéltári szintek az adatmodell logikai struktúrájába eleve másként illeszkednek. Ezért ezt a pontot mindenképpen ki kell emelni az általános adatok sorából. 60 A 10/2002. (IV.13.) NKÖM rendelet minisztériumi egyeztetés alatt lévő módosítási javaslatában is szerepel az áttekintő raktári jegyzéknek mint segédlettípusnak a megszüntetése. Az áttekintő raktári jegyzéket az “egyszerű” raktári jegyzéktől elsődlegesen a fondismertető különböztette meg.
