LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Boross István – Dr. Juhász Zoltán: A raktári jegyzék elektronikus megjelenítése és kezelése. Veszprém, 2014. - 8 A levéltári raktári jegyzék digitális leírása - 8.1 A raktári jegyzék tartalmi elemzése
43 Az XML adatbázisok másik csoportja az ún. natív XML adatbázis, amelyben nincs relációs támogatás, az XML adatbázisok file formában, egy dokumentum tárházban tárolódnak, és ezt egészíti ki az adatbázis kezelő rendszer dokumentum-kezelési, keresési és indexelési funkciókkal. Az adatok kezelésében a korábban bemutatott XPath, XQuery technológiáknak van kiemelkedő szerepük. A natív XML tárolási elvet szintén több adatbázis rendszer támogatja (például BaseX57, eXist58, MarkLogic59), ráadásul ezek közül az BaseX és eXist rendszerek nyílt forráskódú programok. Ezek egyrészt ingyenesen használhatók, de ami még fontosabb, a szabadon felhasználható forráskód következménye miatt a felhasználók soha nem kerülhetnek kiszolgáltatott helyzetbe; a gyártó nem tudja elvenni a rendszert, illetve megtagadni egy funkció kifejlesztését (azt bárki kifejlesztheti) és bármilyen katasztrófa esetén a program újraépíthető a forráskódból. Ennek jelentőségét a hosszú távú archiválásra szakosodott levéltárak esetében nem lehet eléggé kiemelni! 8 A LEVÉLTÁRI RAKTÁRI JEGYZÉK DIGITÁLIS LE ÍRÁSA Tanulmányunk harmadik része a raktári jegyzék számítógépes feldolgozásra alkalmas digitális leírásáról szól. Célunk egy olyan adatformátum és feldolgozási rendszer kialakításának előkészítése, ami az eddigi gyakorlatnál sokkal hatékonyabb, pontosabb és automatizálható munkát eredményez és ezzel egyidőben követi a hazai levéltári gyakorlat kialakult szabályait. A fejezetben először megvizsgáljuk a raktári jegyzéket tartalmi szempontból, azonosítjuk a szakmai előírások alapján a gyakorlatban használatos adatelemeket. A megváltozott igények miatt kiegészítjük ezeket az adatokat olyan elemekkel, amelyek lehetővé teszik más típusú jegyzékek létrehozását is ugyanebben a rendszerben, illetve megkönnyítik a nyilvántartási feladatok ellátását. A tartalmi vizsgálat során szem előtt tartjuk a régi jegyzékekkel való kompatibilitás megőrzését, valamint a levéltári leíró szabványok alkalmazási lehetőségét. A tartalmi elemzést kiegészíti a raktári jegyzék szerkezeti vizsgálata, aminek célja az egyes elemek egymással való kapcsolatának feltérképezése. Ennek kiemelten fontos része az elemek közti vertikális és horizontális kapcsolatok feltárása, valamint a raktári egységek és a levéltári egységek közötti mellérendelési viszony vizsgálata. Az elemzési folyamat után egy olyan leíró adatmodellre teszünk javaslatot, amely rugalmas, bővíthető, támogatja a hosszú távú megőrzést, a lekérdezhetőséget és a kereshetőséget. A modell képes befogadni a hagyományos levéltári jegyzékek adatait, és lehetővé teszi a megreformált új jegyzékek létrehozását is. A modell minden raktári jegyzéket önálló egységként, dokumentumként kezel, alkalmas papír alapú nyomtatott jegyzék előállítására is. A javasolt XML adatmodell nemzetközi informatikai és levéltári szabványokra épül és alapját képezheti egy központi, egységes raktári jegyzék-nyilvántartó rendszernek. 8.1 A RAKTÁRI JEGYZÉK TA RTALMI ELEMZÉSE A 2.6 alfejezetben már megemlítettük, hogy amikor a Veszprém Megyei Levéltárban elkezdtük a raktári jegyzékek Excel táblázatkezelőben való rögzítését, bár megreformáltuk az 1971. évi munkautasítás alapján írógéppel készült, régi raktári jegyzékeink formáját, de a raktári jegyzék adattartalmán nem változtattunk. A következőkben előbb a régi, megszokott adatelemeket, majd utánuk a most javasolt, új adatelemeket vesszük sorra magyarázattal, illetve indoklással együtt. 57 BaseX XML adatbázis: http://basex.org/ 58 eXist XML adatbázis: http://exist-db.org 59 MarkLogic Enterprise rendszer: http://www.marklogic.com/
