LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Nyilvántartási utasítás tervezete. • [1953. szept. k.] [LOK sz. n.]
A legbiztosabb felderítési mód terméé zetossn. a hely s zini^kig z állás , A 'kiszállások alkalmával ezentúl a levéltári dolgozok eménnyiben ezt az anyag biztonsága szempontjából indokolttá teszi.,_ve gyének fel jegyzökönyvet arról, hogy a szervnél milyen jellegű iratanyag marad kint, milyen mennyiségben /csomószám és kötetszám/0 A felvett jegyzőkönyv ogy példányát a szervnél kell hagyni, felhiva őket az irattárban való elhelyezésre, a másik példányát a levéltár helyezi el irattárában, F/ i A nylÍvántartási munka alaki külsőségáivol kapcsolatban a következőket kell gíjsem elött— tar tchit " "" ~* ~ 1/ .'. nyilvántartás az u,n, "A" wyllvánt art ás i. kart ónon történik, A levéltárak a már szétküldött fcartohbksíii használják Tol a munka megindulásakor,. A LOK a legutóbb megtartott megbeszélések és újítási javaslatok /elsősorban öltval Ferenc javaslata/ tapasztalatainak értéke Éltesével a közeljövőben kidolgozza é§ kinyomatja a nyilvántartási'karton uj formáját,, Addig is, mig az uj kartonok el nem készülnek. a következőkbon adjuk meg a karton vezetésével kapcsolatos útmutatást* a/ a már kézhezkapott kartonok jobb felső sarkában fel kell tüntetni az illető szerv közvetlen felügyeleti szervének /minisztériumi tanács, stb*/ ne vét? §n adatfelvétel időpontját; azt_a tényt, hogy az adatfolvétel helyszint kiszállás vagy adatbokérés alapján történt-o;- valamint a felvételt eszközlő dolgozó nevét3 b/ a karton hátlapjának felhasználás a^ez ujtipusu kartonok szétküldéséig és használatbavételéig a következőképpen történjék,: a "sorszám" és a kiszállás jellege" o, rovatok felhasználása változatlan azzal a különbséggel? hogy a kiszállás jellege" c, rovatban a vonatkozó levéltári^űgyiratszámot is fel kell tüntetni, c/ A ''Sol.,anyag évkora", c« rovatban kell lehetőleg évenkénti tagolásban feltüntetni a szerv kezelésében lóvő iktatott és még^selojtezetlen irat—111 könyvanyagot csomóban és kötetben, hog_y ezokot az adatokat a levéltárakba tervezéskor fel tudják használni,, A "Beszállított anyag" c5 rovatban kell folilntetni az előző rovat évenkénti tagolásának megfelelően a fenti irat~-ill könyvmennyieégből levéltárba szállított mennyiséget* már selejtezett A "Kintmaradá anyag" rovatban kell feltüntetni, szintén évenkénti tagolásban a szerv kezelésében megmaradt,, a további ügymenetben még szükséges, selejtezésen már keres ztülnoo.t irat-és könyvmennyiséget 0 d/ a -: Jogelőd intézmény neve" rovatban "uj" jelzéssé,! kell utalni arra, hogy a szerv uj alapítású"?" írandó, ha a jogelőd szerv neve ismeretion, A rovatot nem szabad üresen hagynia A jogelőd inj-ózmóny esetleg feltalált iratanyagáról külön kartont kell • felvonni, azonban a két kartonon kölcsönös utalást kell feljegyezni, q/ amennyiben az irat termelő szerv nevében,, szervezeté bon stb, változás következik be~ pz eljárás a következő3 névváltozás esetén vagy amennyiben az intézmény jogutód intézmény keretében folytatja működését a regi névről utalót kell irni és az eredeti kartont az intézmény uj nevének"megfelelően keli elhelyezni.*, amennyibon az intézmény több intézményre válik szét, minden egyes uj intézmény kartonján fel kell tüntetni a régi intézmény n?véfc« amennyiben
