LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Nyilvántartási utasítás tervezete. • [1953. szept. k.] [LOK sz. n.]
egy intézmény több intézmény egybeolvadásából jön létre, ninen régi intézmény kartonján fel kell tüntetni ez uj^intéznény nevétj a ne nnyiben valamely intézmény uj székhelyre költözik át, a topografikus mutatóban /Víöo G-ipont/ erre a tényre utalni kell, -* f/ amennyiben --alamoly intézmény több kisebb egységből áll /p.oa járási negyei, yjáros .ács egyes osztályai üzem^ üzemrész$ . tagozat, stb/ az egységesről, mint önálló szervekről külön kartont keli felfektetnie. g/ mind az előlapon, mind a hátlapon fel kell tüntetni a levéltári yffltratgzáaot, melynek alapján a bejegyzés történt. Az előlapon a leveTBar nfivo alatt kell utalni a felvétel alapjául szolgáló ügyiratra /kiszállási jelentés, adatszolgáltatás stb,/; a hátlapon a "Kiszállás jellege" cc rovatban mindenegyes bejegyzés mállott kell az iktatószámot feltüntetni, h/ mindazon jelenleg r; működő szervrői, melynek 1946 előtti iratanyaga a levéltár őrizot ében van, fel koll Vonni az "A" nyilvántartási kartont is. tekintettel arra, hogy a szervnek van még levéltári őrizetben nem levő anyag is8 2/ A levéltárak elsősorban a szoryről vegyenek fel nyilvántartási kartont, tehát először a karbon előlapjának 1„ rovatát töltsék ki. Amennyiben nár egyéb, az iratanyagra adatok is állanak rendelke- _ zésre, akkor azokat vezessek ra a mar cinnel ellátott kartonokra, majd pedig inditsák meg a felderités /kiszállás, adatbekér4s/ munkáját, A nyilvántartási kartonok fölvételénél nem kell arra törekedni, hogy _ minden karton az első felvétel alkalmával tökéletes legyen. Fokozatos adatkiogészitő munkával lehet csak a kartonok megjavítását elérni, &/ A nyilvántartási kartonokat szakágazati rendben kell elhelyezni. Az egyes szakágazatok - amelyek a logfontosabb tanácsi ügyosztályoknak felelnek meg - a következők: -I, Állani szervek: bíróság. rendőrség, posta, y^sut, II, .^Igazgatási , terv-és statisztikai^ konnunális és egészségügyi osztályok felügyelete alatt nüködo szervek0 III, pénzügyi és keroskedelni osztályok felügyelete alatt működő szervoka IV„ népművelési és oktatási osztályok felügyelete alatt működő szervek V* épitpi, élelmiszeripari, ipari, közlekedési osztályok felügyel)te •alatt működő szervek /itt a Ktsz-ek 111, földműves szövetkéz etek járási szervei/* VI, mezőgazdasági és* begyűjtési osztályok felügyelete alatt működő s,z ervek VII • egyházi szervek? VIIIo egyéb 6 tervek es magánszemélyek. Amennyiben egyes levéltárak szükségét látják a megadott főcsoportokon bolüli bontásnak, ezt belátásuk szerint megtehetik, A levéltárok a nyilvántartási kartonony ogot gzakág a kzati rend bon kezeljék., azonban az operativ munkához nyujtandó' segitseg*"elönozditása vágott készítsenek topografikus mutatót* Evégből minden egyes kartonról vegyenek fel egy nyolcadréáffirnáju kis éedulát, mely az intézmény nevét és szakhelyét tartalmazza.-, Ezt a cédulaanyagot a székhely ABC rendjében / vagy járásonként a helys_égek ABC-rendjében/ helyezzék el s az egyes helységeken belül az anyagot a fent már megadott szakágazatoknak megfelelően csoportosítsák.
