LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Nyilvántartási utasítás tervezete. • [1953. szept. k.] [LOK sz. n.]
B/ A levéltárok nyilvántartásé "A" je l lórii nyilvántartás,tehát kizárólag a levéltárba nég be non szállított anyaggaTTcopc solatos. ii levéltárba nár beszállított anyag nyilvántartásának segédeszköze az alapleltár illetve az ahhoz készítendő mutató. 0/ & levéltárok -1 következő szempontok figye lenbe vét elével épitik ki nyil vántar tás 1 1r "^iiket;, 1/ nyilvántartandó ninden jelenleg nüködő szerv,függetlenül keletkezésének időpontjátélj a n^ílvantar t ósi nunka ""cXső fázisaként azokat az irattermeié szerveket kell nyilvántartásba venni, melyek a negye területén lévő városokbon és ec járási székhelyeken működnek. Az ogyéb községekben nüködő szervek nyilvántartásba vét ele a nunka násodik lépcsője, nelynok a jelenlegi rendelkezések szerint történő negindítására 'a levéltárak megfelelő időben utositást kapnék. /Non jelenti ez ozt térrészeteson, hogy az eddigi esetiéges anyaggyűjtés kárbavész: a levéltárak nár gyűjtött anyagukat a nunka násodik nonetében hasznosítják,/ 2/ nyilvántertandók a negszünt szervek közül azok, nelyéknek iratanyaga nég non korült be a levéltárba, "azonban nelyek iratanyagáról a lovéltárvozető tudonássel bir« Ezen a területen a következő sorrendben koll a nyilvántartásbavételre törekedni; a/ felszabdulás utáni szervek b/ 1920-1944 között nüködött szervák c/ 1867-1920 között nüködött szervek d/ 1867 olőtti szervek Ahhoz, hogy a lovéltárvezető ninél iöbb ilyen szerv 111* iratanyag létezéséről szerezhessen tudonást, részben a LOK által küldött központi tájékoztatás eszközeit kell felhasználni, részben pddig szintén a LOK által küldött segédoszközök alapján öntevékenyen kell a helyi vonatkozású felderités munkájához hozzákezdeni. Különleges jelzéssel kell ellátni a fenti kartonokból temészotesen mindazon szervek kartonját, ahol az anyag bárnilyen ok következtében veszélyne V van kitéve. 3/ nyilvántartandó nlndozon iratanyag, nelynek eltűntéről, pusztu lásáról 0 lovéltárvozetőnek tudonása von, A voszélyeztetett és elpusztult iratanyagra vonotkozó adatokat a LOKkal le közölni kell, D/ a lovéltárvozető köteles gondoskodni arrólf hogy ninden az évnegyed folyamán beszállított anyag a következő évnegyed násodik hónapjáig alapleltá roz va legyen. Az elkészült alapleltári lapokat a negyedévi beszánólóvai &gyütt kell felterjeszteni a LOK-ba, Gondoskodni kell orról is, hogy 0 levéltár teljes alaplelt áráról alaplelt ári mutató álljon rendelkezésreű E/ A nyilvántartás munkájának 0 legsz orosabb kepesolotbon, kell állnia 0 felderités munkájával, Ezon 0 ¥eren ütalünlf a' T5~07-l/1^55 "&s a 13-07-20/1953' JJ'jK s"ée rendeletek negfelelő szakaszaira* A LOK áltól nyújtott tánogotás mellett a levéltárak egyik konoly foldoritő eszköze az adatbokérő körlevél. Bár kétségtelen, hogy az igy beérkező adatok n^gbizhadóságához' sok esetiben kétség fér, ozonben az elsődleges felderités célját igy is el lőhet érni s az adatokat a későbbi kiszállások során ellenőrizni lehet„
