LEVÉLTÁRI ÁLLOMÁNY GYARAPODÁSA, CSÖKKENÉSE
Schmidt Anikó: Gyűjtőköri munka a Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltárában. Levéltári Szemle, 71. (2021) 2. 82-90.
83 2021/2. ▪ 82 – 90. képeket, az országos jelentőségű épületek tervrajzait, részvényeket és a 19. századnál korábbi keletkezésű pecsétnyomókat. Szívesen várunk régi családi fényképalbumokat, illetve a kisebbségekre vonatkozó magániratokat is. A közgyűjteménybe nem került, maradandó történelmi értékű iratok védése Amikor a Magyar Nemzeti Levéltár látókörébe került, maradandó történelmi értéket képviselő iratanyag megszerzésére sem ajándékozás, sem vásárlás, sem pedig letét útján nem nyílik lehetőség, akkor a levéltár kezdeményezheti az iratok védetté nyilvánítását a Miniszterelnökség Örökségvédelmi Hatósági Főosztályán A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 33. § (1), (3), (4) és (5) bekezdése, valamint A kulturális javak védetté nyilvánításának részletes szabályairól szóló 68/2018. (IV. 9.) kormányrendelet alapján. Az eljárás során a hatóság védett levéltári anyaggá nyilváníthatja a nem levéltárban, muzeális intézményben és könyvtárban őrzött, 50 évnél régebben keletkezett maradandó értékű magániratokat, és határozatban kötelezheti a tulajdonost arra, hogy a nevezett iratanyagot biztonsági másolat elkészítése céljából – meghatározott időtartamra – a Magyar Nemzeti Levéltárnak átadja. A digitalizálással és a digitális felvételek archiválásával a levéltár gondoskodik arról, hogy az irat megsemmisülése vagy elvesztése esetén annak információtartalma fennmaradjon. A biztonsági másolatról további kópia készítését, valamint az abban folytatható kutatást a tulajdonos – meghatározott időtartamra szólóan – hozzájárulási szerződés keretében megtilthatja, vagy korlátozhatja. Emellett lehetőség van nem védett irat esetében is biztonsági másolat készítésére. Amennyiben a tulajdonos a nála lévő értékes, de piaci forgalomba még nem került irattól nem kíván megválni, ám fennmaradását és kutathatóságát valamilyen módon mégis szeretné biztosítani, úgy a Magyar Nemzeti Levéltár – ha az általa lefolytatott értékbecslés során az irat maradandó történelmi jelentőségéről meggyőződött – digitalizálja. Ezáltal intézményünk lehetőséget kínál a tulajdonába nem kerülő, ám fontos iratok másolatban történő megőrzésére és kutatására. Együttműködés más közgyűjteményekkel: profiltisztítás, közös projektek Elvben minden közgyűjtemény a saját, jól elhatárolható területén folytat gyűjtőmunkát, és csak a saját gyűjteményébe illeszkedő anyagokat veszi állományba. Gyakorlatban ez az elv esetenként sérül. Ennek oka lehet, hogy a hagyatékok többsége maga is heterogén, így eleve több közgyűjteménybe illik, ám az anyag lehetőség szerinti egyben tartása érdekében előfordul, hogy az adott közgyűjtemény a hagyatékkal a profiljába kevésbé illő anyagot is átvesz. Ugyancsak gyakori tapasztalat, hogy a tulajdonosok egy hosszabb folyamat során jutnak el az általuk keletkeztetett, Gyűjtőköri munka az MNL OL-ban
