Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Levéltári tapasztalatok - Tájékoztató az iratkezelési szabályzatok elkészítéséhez. • 1970.01.13 [94026/1970 XVIII. LIG]

utóirat nyilvántartásira meglehetősen elterjedt iratjegyzék használatának a tilalmát. Az ilyen iratjegyzék az adott iratnyilvántartási rendszer egységét megtöri, a lapok elveszhetnek és teljesen félrevezethetik a kezelőt,- vagy az ügyintézőt, majd később a levéltárost és a kutatót is. Bármely nyilvántartás esetében - s ezt az iratkezelési szabályzatokban nagyon alá kell húzni - a feljegyzéseket leragasztani, kivakarni, kiradírozni vagy más módon olvashatatlan-• ná tenni nem szabad. A téves adatot vékony vonallal -'ugy hogy az olvasható maradjon - áthúzva a helyes adat fóléirásával lehet • osak helyesbíteni. Különös gondot kell fordítani az iratkezelési szabályzatban - olyan iratnyilvántartás! rendszer Csatolás esetében, ahol az agy intézők .tájékoztatás céljából erre szükség van - az a gy i

r a tok c s a t Q I á s án ak Szabályozására. Az iratkezelési szabályzat e .részében meg kell határozni azt, hogy mi az előirat, az utóirat, a kapcsolatos ügyirat, az egyúttal elintézett agyirat, és részletesen szabályozni kell az ilyen esetekben követendő eljárást . . /hogyan kell az ügyiraton és a nyilvántartásban jelezni ezerét/. Nagyon lényeges dolog, hogy a csatolást minden esetben elvégezzék, ha erre lehetőság van /tehát egyáltalán van előirat stb./ • A csatolást ugy kell foganatositani, hogy az igy összeállított ügyirat könyvszerüen lapozható, olvaaAz ügyirat^ ható legyen; tehát legelőre kell tenni a legrégibb összeállítása ikta

tmányt, ez után ennek mellékleteit, majd az első iktataiány elintézését; ez után következnek ugyanilyen sorrendben az agyben keletkezett további iratok; a legfiatalabb irat tehát - az általánosan elterjedt gyakorlattal ellentétben - az ügyirat legvégén, mint legújabb fejlemény- helyezkedik el. Szakitani kell azzal az általános gyakorlattal is, hogy az iratokat egymásba helyezve kezelik. Kívánatos viszont, hogy az igy kialakított ügyiratokat borítólapban helyezzék el és kezeljék.