Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok
Levéltári tapasztalatok - Tájékoztató az iratkezelési szabályzatok elkészítéséhez. • 1970.01.13 [94026/1970 XVIII. LIG]
A nyilvántartásba vétel ugy történik, hogy a •A nyilván- nyilvántartás céljára szolgáló, napló, vagy tartás karton megfelelő rovatait az érkeztető bélyegvezetése z ° megfelelő rovataival azonos mádon kitöltik. Áz iratkezelési szabályzatban - a különböző alkalmakkal történő iktatás egyöntetűség érdekében - pontosan meg kell határozni, hogy az egyes rovatokat miként kell kitölteni /hónap számot bet-Ivei; vágj? római számmal irjkk, hogyan történjék a tárgymeghatározás stb./ Az iratkezelési szabályzatban különös gondot kell fordítani arra, hogy a nyilvántartás "Kezelési feljegyzések" rovatát megfelelő módon használják azok, akik ide bejegyeznek valamit. 1 rovatban azt kell kimutatni, hogy a vonatkozó számon nyilvántartásba vett ügyiratot mikor és hová továbbították, illetőleg az ágy irat hol található. így ci kell tárni az iratkezelési szabályzatban arra, hogy milyen módon kell bejegyezni e rovatba az irat eredetiben történt továbbításánál: tényét, a rövid uton, kiadmányozás előtt, továbbítás előtt, vagy irattárbahelyzés előtt valamely más szerhez, vagy szervezeti egységhez történt továbbítást,; hogyan kell eljárni akkor, ha az igy valahová továbbított irat visszaérkezik* Ki kell térni, az iratkezelési.szabályzatban arra is, hogy határidőre helyezett iratok esetében azt a körülményt hogyan kell feltüntetni a nyilvántartásban. Az irataezelési szabályzat e részében kell szólni a gyüjtőiv használatáról, nevezetesen arról, hogy azokat a válaszokat vagy jelentéseket, amelyek ugyanarra az intézkedésre több szervtől egy ízben vagy időszakonként érkeznek, nem szabad külön-külön nyilvántartásba venni, hanem beérkezésüket'á ' "gyűjtőivén" koll feljegyezni,.A g^ujtőivre érkező leveleket együttesen kell - a rendszernek megfelelően - a nyilvántartásban feljegyezni. Az iratkezlési szabályzatökban az alszámos iratnyilvántartási rendszer esetében kívánatos kimondani a négynél több
