Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Levéltári tapasztalatok - Tájékoztató az iratkezelési szabályzatok elkészítéséhez. • 1970.01.13 [94026/1970 XVIII. LIG]

Az ugyforgalom nagysága, az Ügyem fontossága, illetve a szerv Jellege, az iratanyag értére,a szerv szervezeti felépítése, szervezeti részlegeinea tactil eti elosztása.-mis-szervekkel való kapcsolatának a jellege, az iratkézelők ás az ügyintézők .iratkezelési ismeretei határozzák meg azt, hogy hol melyik nyilváncartási rendszert célszerű alkalmazni. Az iratkezelés szervezetének /kőzpontos'ito11 vagy decentralizált/ megválasztásáról mondottak egyéhként e kérdések megválaszolásánál is irányadók* izeken túlmenően a következőket kell f ig„. elembe venni : kicsiny úgyf orgalmu, de jelentős, fontos ügyekkel foglalkozó szerv esetében valamely alapszámos rendszert lehet alkalmazni, enne a formájául pedig a naplórendszert lehet ajánlani'. Minél nagyobb az ügyforgalom,s minél kevésbé általános fontosságú a létrejövő iratanyag, annál inkább .. lehet ajánlani valamely alszámos, lajstromos, vagy dossziés rendszert és a kartónos nyilvántart lat. Ugyanezeket a rendszereket lehet ajánlani akkor is, ha a, szerv szervezeti egységei több épületben vannak elhelezve. Az ilyen tendenciának - tehát a biztonsági szempontok bizonyos háttárbeszoritásának és a tájékozódása • érdekeknek már a nyilvántartásnál való jelentkezésének - csak az ügykezelő ás az ügyintézők ügykezelési, ügyintézési járatlansága szabhat határt. Az. utóbbi esetben •• szintén az ügyiratforgalom biztonságát jobban szolgáló rendszert 'kell választani. Megemlítendő: létezik olyan megoldás is, hogy az iratok közvetlenül az ügyintézőhöz érkeznem, sehol .sem veszik nyilvántartásba őket, az ügyintézőnél sem., hanem elintézés után az ügyintéző elhelyezi az iratot a megfelelő ügykör nála lévő dossziéjába, s ezzel az egész kérdés el van intézve, S rendszernek, az úgynevezett nyilvántartás nélküli dossziés rendszernek alkalmazását azonban jelenleg - araikor általában az iratforgalom fegyelmének megszilárdítására is szükség van - lehetőleg kerülni kell.