Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Levéltári tapasztalatok - Tájékoztató az iratkezelési szabályzatok elkészítéséhez. • 1970.01.13 [94026/1970 XVIII. LIG]

irattári terv szerinti tétel feltüntetésére egyébként csak később kerülhet sor, ' • A nyilván

t

artás vagy iktatás sok te :intétben meghatározza a szerv ügykezelését. Feladata, hogy Nyilván- a& j_

ra

^

0

v nindig könnyen megtalálhatók legyenek, tartásba- másrészt, hogy az elintézésért való személyi V3

^

e

^ felelősség félreérthetetlenül megállapítható legyen. Az iktatás hivatott tehát elsősorban az iratkezeléssel szemben támasztott biztonsági igényeknek meg- . felelni. Az iktatásnak elő kéli segíteni az iratok szerven belüli gyors forgalmát. Az iktatás hivatott az iratforgalom pontos megörökítésére, - ilyen módon bizonyító ereje is van. Lehetővé teszi az agyforgalom pontos számbavételét. Tájékoztatást ad a szerv vezetőjének, de az ügyfeleknek is az egyes ügyelőről, -üzen tul lehetőséget biztosit általánosságban is a törvényesség érvényesülésének a határidők megtartásának, az elintézések megtörténtének ellenőrzőjéhez; egyáltalán segítséget ad a szerv tevékenységének ellenőrzéséhez. Mindezekbői következően nagyon lényeges kérdés a megfelelő iktatási rendszer kiválasztása. A legelterjedtebb iktat isi, nyilvántartási rendszerek a következők; 1, / Sorszámos iktatás$ 2, / alapszámos rendszer, 3, / »1számos iktatás, 4-,/ főlajstromos rendszer, 5. / együttes nyilvántartási és mutatózási rendszer, 6. / nyilvántartási dosszié rendszer. Sorszámos iktatási rendszer esetén minden irat0 < * váltás külön nyilvántartási számot kap. A sorSor számos , . , * számozást minden évben eggyel, illetve decentraíktatas * lizált ügykezelés eseten, amennyiben az egyes szervezeti egységeknek számkeretemet osztottál: ki, a számkeret legkisebb számával mell kezdeni, ós az év vá-