Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Levéltári tapasztalatok - Tájékoztató az iratkezelési szabályzatok elkészítéséhez. • 1970.01.13 [94026/1970 XVIII. LIG]

géig megszakítatlan sorrendben kell folytatni, Az egy ügyben keletkezett elő- ás utóiratok sorszámát magán az ügyiraton ás a nyilvántartásban is jelölni kell* Az alapszámos rendszer - ami tulajdónképpen a, sor számos rendszer továbbfejlesztése utján alaAlapszámos kult ki - önmagában is többféle lehet iktatás a/ változatlan alapszámos rendszerű, b/ évenként megújuló alapszamos rendszerű, c/ előrehaladó alap számos rendszer a. A változatlan alapszámos rendszer lén; ege, hogy az egy: ügyben keletkezett iratokat az elsőként keletkezett, vagy beérkezett irat iktatószámán tartják nyilván, akkor is, ka az ügyben még több éven át keletkeznek iratok. Előnye, hogy az • alapszám nem változik meg, állandó, tehát az egyes iraton nem kell egymásutáni években több alapszámot feltüntetni. Hátránya viszont, hogy a régi iratomat minduntalan elő kell szedni, a régi iratcsomókat jóformán sohasem lehet lezártnak tekinteni. Az évenként változó alupszámos rendszer esetén az egy ügyben keletkező valamennyi iratot evenként szintén a legelső irathoz kapcsolják, de ha az ügy átnyúlik a következő évre, vagy évekre, mindig a tárgyév első iratának iktatószáma lesz az alapszám. Hátránya az alapszám változékonysága. Az egyes iraton az alapszámot folyton folyvást át kell javítani. Előnye, hogy az ügyintézés folyamán mindig a legutolsó évi iratok gyarapszanam, az előző évi iratok mennyisége az előreszerelés folytán esetleg fogy, de ez lényegesen risebb nehézséget jelent, mint az ellenkezője. E kát alapszámos rendszernél az alapszám egyáltalán nem, vagy csak évenként változik meg, azaz állandóan azonos az egyik /legelső/ iktatószámmal, vagy az évenként legelső iktatószámmal. Van cehát bizonyos állandósága az alapszámnak az utóbbi esetben is. Az előrehaladó alapszámos'rendszer esetéhen az alapszám állandó jellege teljesen'elvész,- mert az alapszám