Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Levéltári tapasztalatok - Balázs Péter: A gyűjtőterülettel kapcsolatos munkák helyzete és problémái az állami levéltárakban. • 1963. [LSZ 1963/4. 90-122. p.]

- 116 Természetesen, elsősorban a jelenleg is érvényben lévő rendelkezések megtartását kell magunk elé célul kitűznünk, mert tennivaló bőven akad e vonalon is. Még mindig előfordul, hogy egyes szervek az előirt selejtezési eljárás mellőzésével az ügyvitelben már nem szükséges iratokat - vagy éppen azokat is! - hulladékpapirként értékesitik. Nem ritka eset, hogy a szervek nemcsak selejtezetlenül, hanem teljesen rendezetlen állapotban adják át irataikat az illetékes levéltárnak s azután néhány hónap múlva elvárják a levéltártól, hogy ebből az anyagból részükre adatszolgáltatást vagy szerelést végezzen. Igen gyakoriak az őrzési határidő lejárta előtti iratátadások is, ami elől a levéltárak az iratmegsemmisítés veszélye miatt nem zárkózhatnak el. Meg kell mondanunk, hogy más szocialista országokban e téren sokkal kedvezőbb a helyzet. A Szovjetunióban határidő előtt csak olyan megszüntetett szervek iratait veszik át, amelyeknek funkcióit más szerv nem örökli. Ha pedig az állami levéltárba beszállított iratanyag feldolgozása nem felel meg az előirt követelményeknek, a levéltárnak jogában áll azt átdolgozás céljából visszaadni. 4 A bolgár irattárosok gondos és szakszerű munkája nagy mértékben tehermentesíti a levéltárosokat a beszállitott iratokkal való foglalkozástól. J Romániában az irattárak az iratokat a levéltárak közreműködésével szerkesztett tárgyi rendszerben kötelesek kezelni s csak 3o évi őrzési idő letelte után adják át azokat a levéltáraknak. Ezáltal a levéltárak lényegében mentesülnek a szerelések és másolatok kiállításának fáradságos munkájától.

16 Magyarországon az iratkezelés és az irattári fegyelem megszilárdításához elsősorban az eddiginél hathatósabb ellenőrzésekre ép az irattárosok fokozottabb szakmai támogatására van szükség. Általános jelenség - ellenkező példa ma már ritkaság számba megy -, hogy az irattárosi feladatokkal megbízott dolgozók szívesen veszik a levéltárak kiküldötteinek szakmai segítségét. Ahhoz viszont, hogy a levéltárosoknak a hiányosságok megszüntetésére tett észrevételeid a szorvek részéről megfelelő intézkedések is kövessék, el> ngedhetetlen az ellenőrzések eredményeinek a helyszínen felvett jegyzőkönyvben való rögzítése. Ezeknek a jegyzőkönyveknek dosszié-rendszerben történő kezelésére - amelyet több levéltár célszerűségi okból már meg is valósított - rövidesen központi intézkedés fog megjelenni. Az irattárak ellenőrzésének súlyát kétségkívül emeli az a körülmény, ha a levéltárak a látogatást összekapcsolják az iratképző felettes szerve részéről eszközölt hivatalvizsgálattal. Itt nemcsak a Minisztertanács Tanácsszervek Osztályával való gyümölcsöző együttműködésről van szó, hanem a megyei és járási tanácsok ellenőrzési munkájába való esetenkénti bekapcsolódásról is, amit nem egy levéltár már megvalósított. Ez a módszer részben könnyit a levéltárosok közlekedési gondjain is, mert ilyen esetekben általában a tanácsi gépkocsi használatára is lehetőség van. Az ellenőrzések számának és intenzitásának fokozása,.a hiányosságok felszámolásának szükséges - jelenleg még domináló - adminisztratív módszere. Ezzel párhuzamosan szükség van és a jövőre vonatkozóan egyre nagyobb szükség lesz az irattári munkakörben foglalkoztatottak szakmai továbbképzésére és nevelésére is. Csakis ez utón tudjuk elérni, hogy a már idézett szovjet példa szerint, az irattárak ne csak őrizzék és ügyviteli szempontból használható állapotban tartsák az iratauyagot, hanem bizonyos mértékben annak