Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Vízügy - A vízügyi igazgatóságok és területi szerveik ügyiratkezelésének szabályai. Melléklet: iratminták, irattári terv. • 1977.01.01 [31/1976 OVH sz. utasítás = Vízügyi Értesítő 1976/22.]

biakban a gyűjtőívet az iratok mellett kell tárolni. (2) A gyűjtőívre előre fel kell jegyezni az intézkedés számát, tárgyát,. valamint azoknak a szerveknek a nevét, amelyektől a jelentéseknek érkezniök kell. Előirat, utóirat 15. § (1) Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e a folyamatban levő ügynek a folyó évben előzőleg érkezett irata (előirat). Ha van, az újonnan érkező ügyiratot (utóirat) — a (2) bekezdésben szabályozott kivétellel — a sorszám következő alszáma alatt kell feljegyezni. Ha az ügynek csak a folyó évet megelőzően volt előirata, vagy ha előirata nincs, az iratot új sorszámra kell iktatni. (2) Egy ügyben nyolc ízben iktatható irat úgy, hogy az ügy sorszáma nem változik. Ha kilencedik irat érkezik, azt új sorszámra kell iktatni, s az előző számon érkezett iratokat a 17. §-ban meghatározott módon az új sorszámra iktatott iratokhoz kell csatolni. Ugyan így kell eljárni, ha a második, illetőleg további iktatószám alszámait is felhasználták. Az iktatás adatai 16. § . (1) Az irat iktatása alkalmával az iktatókönyvbe be kell jegyezni a sorszámot, az érkezés idejét, a beküldő adatait, az ügy tárgyát és — ha kijelölése már megtörtént — az ügyintéző nevét (névjelét), továbbá, ha ilyen van, az előirat számát. Az ügyintéző nevét — ha személyében változás nem történt — csak a sorszám első felhasználása alkalmával kell bejegyezni. (2) Az iktatás keltét az „Érkezett" rovatba, az érkezés sorrendjében kell bejegyezni. Az iktatás hónapját római, napját pedig arab számmal kell megjelölni. A „Beküldő neve" rovatba, ha az iratot állampolgár nyújtotta be — akkor is, ha helyette törvényes képviselő vagy meghatalmazott jár el — az „E" betűt {fél, ügyfél), minden más esetben a beküldő szerv nevét vagy annak közismert rövidítését, ha pedig az intézkedést hivatalból kezdeményezik, a „H" (hivatalból) rövidítést kell beírni. (3) Az igazgatási osztályvezető, illetőleg a belső iktatási egység vezetője elrendelheti, hogy az iktatókönyvbe az idegen számot (jelzést) is jegyezze be a kezelő az „Irat jellege, száma stb." című rovatba. E rovat felhasználható a helyben kialakult jelzések feltüntetésére is (pl. kérelem; fellebbezés). Minden esetben ebben a rovatban kell jelezni a panaszt (piros ,,P" betű) és a közérdekű bejelentést (piros „KB" betűk). (4) Az ügy tárgyát csak egyszer, mégpedig a sorszámra bejegyzett első irat iktatásánál kell a „Tárgy" rovatba (a továbbiakban: tárgyrovat) rövid, de érthető szöveggel beírni. A bejegyzés :sak az ügy tárgyát legjobban jellemző szavakat, lletőleg az ügyben érdekelt nevén kívül csak a .egszükségesebb szöveget tartalmazhatja. Az állampolgár neve után a lakcímét (lakóhelyét) is be <ell jegyezni. A tárgy rovatba írt szöveget állampolgár esetén a névvel, illetőleg a tárgy lényegét legjobban kifejező szóval (vezérszó, címszó) kell kezdeni és ezt aláhúzással vagy más módon feltűnően jelezni kell. A tárgyat lehetőleg a küldeményen feltüntetett tárgyszöveggel azonosan kell bejegyezni, ha azonban a feltüntetett szöveg az ügy lényegét nem, vagy nem teljesen fejezi ki, vagy tárgyszöveg feltüntetve nincs, a kezelő köteles az iratból megállapítani annak tárgyát. Ha a küldemény több — esetleg egymással össze nem függő — témát érint, a tárgy szövegében mindegyik témát jellemző szót fel kell tüntetni. Ha az ügyben kettőnél több ügyfél szerepel, az első név feltüntetése után az „és társai" megjelölést kell alkalmazni. (5) Alszámra történő iktatás esetén a tárgyrovatba újabb bejegyzést írni nem szabad. Ha az ügy tárgya az újabban beérkező irat alapján megváltozik, vagy jelentősen kiegészül (pl. a vízjogi létesítési engedélyt követően az üzemeltetési engedély ügyében kell dönteni), az ügyiratot új sorszám alá kell iktatni, s az előző iratokat csatolni kell (17. §). Nem kell csatolni az iratokat, ha a változás folytán teljesen önálló, új ügy keletkezik. Az ügyiratok szerelése és csatolása 17. § (1) Ha a folyamatban levő ügyben az iktatási egységnél a folyó évben iktattak már iratot, azt a kezelőnek szerelnie kell a következő alszámra beiktatott utóirathoz. Az egymást követő alszámokra iktatott ügyiratok szerelésekor az előző alszámú irat irattárba (33. §) vagy határidős nyilvántartásba (32. §) helyezését tartalmazó feljegyzést át kell húzni. (2) Ha a folyamatban levő ügyben a folyó évet megelőzően iktattak iratot, vagy az újabb sorszámra iktatás a 15. § (2) bekezdésének rendelkezése miatt szükséges, az előiratot az utóirathoz kell csatolni. Az előirat sorszámánál a „Kezelési feljegyzések" rovatba be kell írni,' hogy azt milyen számú ügyirathoz csatolták (pl. „Lásd: 2345/ 1976. sz. a."), az utóirat sorszámának „Kezelési feljegyzések" rovatába pedig a csatolt irat iktatószámát kell bejegyezni (pl. „Csat. 678/1975."). Ezután az iratokat össze kell_ szerelni és ennek igazolására az utóbbi példához hasonló szöveget kell az utóiratra feljegyezni. Ha az ügyirat még nincs irattárban, vagy határidős nyilvántartásban, vagy pedig azt bármely okból nem lehet az újabban érkezett irattal összerelni, az újabb ügyiratra fel kell jegyezni, hogy az irat hol található és mióta van a jelzett helyen (pl. „1357—4/1976. bent VIII. 17." vagy „2468/1976. Vf. o. IX. 3."). (3) Alszámra iktatott iratot csak abban az esetben szabad más sorszámra iktatott irathoz csatolni, ha a bejegyzés tévesen történt. Ez esetben