Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Vízügy - A vízügyi igazgatóságok és területi szerveik ügyiratkezelésének szabályai. Melléklet: iratminták, irattári terv. • 1977.01.01 [31/1976 OVH sz. utasítás = Vízügyi Értesítő 1976/22.]

gyat külön papírlapra kell feljegyezni, és azt kell az.iktatóbélyegzö lenyomatával ellátni. Ezt a lapot az ügyirathoz kell kapcsolni. Az iktatószámot kell ilyen esetben az eredeti iratra tintával feljegyezni. Az iktatókönyv 11. § (1) Az ügyiratok iktatására az év kezdetén újonnan nyitott, az 1. számú melléklet szerinti nyomtatványokból — a 13. § (2) bekezdésében foglaltakat is figyelembe véve — bekötött, oldalszámozott és hitelesített (47. §) iktatókönyvet kell használni. (2) Az iktatókönyvben felhasznált lapokat öszszeragasztani vagy az iktatókönyvben feljegyzett adatokat — a ceruzával bejegyzett határidő [32. § (1) bekezdés] kivételével —• kiradírozni, kivakarni, leragasztani, tintával vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha aziktatókönyvben az iktatás keltének vagy az ügy tárgyának helyesbítése szükséges, a téves szöveget, számot egy vonallal át kell húzni úgy, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A javítást kézjeggyel és keltezéssel igazolni kell. (3) Téves iktatás esetén az iktatókönyvi bejegyzést tintával történő áthúzással meg kell semmisíteni oly módon, hogy a megsemmisítés ténye kétségtelen legyen, a bejegyzés azonban továbbra is olvasható maradjon. Ugyanakkor a „Kezelési feljegyzések" rovatban meg kell jelölni, hogy a tévesen iktatott ügy iratanyagát mely számra iktatták be, illetőleg melyik iktatási egységnek adták át. A megsemmisített sorszámra újabb ügyet iktatni nem szabad. (4) Az iktatókönyv egy-egy sorszámára — a 13. §-ban meghatározott esetek kivételével — csak egy ügyet szabad iktatni. Az iktatószám 12. § (1) Az iktatószám az iktatókönyv megfelelő sorszámából, az esetleges alszámból, az évszámból és szükség szerint a belső szervezeti egység jelzéséből áll (pl. 456/1976., 456—6/1976. Vg.). Az első alszámot nem kell feltüntetni. (2) Az év kezdetén érkező első irat bejegyzése után az iktatást az év végéig megszakítatlan sorrendben kell folytatni. Az ugyanabban az ügyben érkező újabb iratokat ugyanannak a sorszámnak egymást követő alszámaira kell beiktatni [15. § (2) bekezdés]. A gyűjtőszám 13. § (1) A gyakran előforduló azonos jellegű ügyfajtáknak, különösen, ha azokban az egyes ügyek általában egy intézkedéssel lezárulnak (pl. OVH utasításai; kisebb beszerzések, igénylések; fizetésemelések; műszaki megoldás elvi meghatározások) az év elején egy-egy sorszámot (gyűjtőszám) lehet fenntartani. Gyűjtőszámra iktathatok az olyan egyedi ügyek is, amelyekben az iktatások száma előreláthatóan meg fogja haladni a tizenhat alszámot (pl. egyedi kisajátítási, tervezési ügyek). A gyűjtőszámra iktatható ügyfajták tárgyait az év elején — az illetékes osztályvezető véleményét figyelembe véve — az igazgatási osztályvezető, illetőleg a belső iktatási egység vezetője állapítja meg. Kivételesen indokolt esetben év közben is engedélyezhető új gyűjtőszám nyitása. (2) Gyűjtőszám alkalmazása esetén a nyolc alszámostól eltérő nyomtatványt (2. sz. melléklet) kell használni, oly módon, hogy a korábbi évek tapasztalatai alapján megállapított gyűjtőszámszükségletnek megfelelő mennyiségű nyomtatványlapot kell az iktatókönyv végére bekötni. A bekötött iktatókönyv mellett pótlapot akkor sem szabad használni, ha a gyűjtőszámok nyomtatván ylapjai a könyvben elfogytak. Ilyen esetben már csak a nyolc alszámos rovatok használhatók fel az annak megfelelő szabályok szerint. (3) Az azonos jellegű ügyfajták gyűjtőszámainál az iktatókönyv tárgyrovatába csak az általános tárgyat (pl. OVH utasításai), az egyedi ügyek gyűjtőszámainál pedig.a konkrét tárgyat (pl. Érd nagyközségben szenny víztisztítómű céljára kisajátítás), valamint a „Kezelési feljegyzések" rovatába „Gysz" jelzést és azt kell bejegyezni, hogy a gyűjtőszám az iktatókönyv hányadik lapján található (pl. Gysz. 118.). (4) Kivételesen valamely gyűjtőszámra iktatott ügyfajta (pl. árvízvédekezés) külön nyilvántartókönyvben kezelhető. Ilyen esetben is az iktatókönyv tárgyrovatába csak az általános tárgyat kell bejegyezni, a „Kezelési feljegyzések" rovatába pedig azt, hogy külön nyilvántartókönyvet használnak. (5) Gyűjtőszám használata esetén az iktatószám mellett az első alszámot is fel kell tüntetni. Az azonos jellegű ügyfajták gyűjtőszámainak alszámaira iktatott ügyiratokat egyenként kell mutatózni. Az igazgatási osztályvezető hozzájárulhat, hogy a (4) bekezdés szerinti gyűjtőszámra iktatott iratoknak csak az iktatókönyvbe bejegyzett általános tárgyszövegét mutatózzák. A gyüjtőiv 14. § (1) Azokat a válaszokat, vagy jelentéseket (a továbbiakban: jelentés), amelyek ugyanarra az intézkedésre több szervtől érkeznek, nem szabad külön-külön beiktatni, hanem beérkezésüket gyűjtőíven kell feljegyezni, és csak a gyűjtőívet kell az első jelentés beérkezésekor beiktatni az ügy soron következő alszámára. Az így kezelt jelentéseken az iktatószámot törni kell a gyüjtőiv folyószámával. Az ügyirat bemutatására kitűzött határnapon érkezett jelentéseket a gyűjtőívvel együtt az ügyintézőhöz kell eljuttatni. A továb-