Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Vízügy - A vízügyi igazgatóságok és területi szerveik ügyiratkezelésének szabályai. Melléklet: iratminták, irattári terv. • 1977.01.01 [31/1976 OVH sz. utasítás = Vízügyi Értesítő 1976/22.]

(6) A központi kezelő a belső iktatási egységeknek szóló küldeményeket ajánlott küldemények esetén az ajánlási ragszám, egyéb esetben a küldemények darabszámának bejegyzése mellett, kézbesítőkönyvvel továbbítja. Táviratot, géptáviratot, expressz küldeményt, határidős, vagy más hasonló jellegű küldeményt soron kívül kell továbbítani. (7) A küldemény felbontása alkalmával ellenőrizni kell, hogy a borítékon jelzett iratok, illetőleg az iratokon jelzett mellékletek megérkeztek-e. A hiányt a borítékon, illetőleg az iraton fel kell tüntetni. A mellékletek esetleges hiánya nem akadályozhatja az ügyirat további folyamatos kezelését. (8) Ha a felbontáskor kiderül, hogy a küldemény pénzt, fel nem ragasztott illetékbélyeget vagy egyéb értéket (pl. nemzetközi válasz-díjszelvényt) tartalmaz, erre utaló megjegyzéssel az öszszeget, illetőleg értéket — keltezve és aláírva — az iraton fel kell tüntetni. Az illetékbélyeg és a válasz bérmentesítésére szóló postabélyeg kivételével minden egyéb értéket elismervény ellenében a pénztárosnak át kell adni. Az elismervényt, a postabélyeget és az illetékbélyeget az iratokhoz kell csatolni. (9) A kezelő a beadványra felragasztott és az illetékköteles beadványhoz felragasztatlanul mellékelt illetékbélyeget — felragasztás után — felülbélyegzéssel értékteleníteni köteles. Nem szabad a beadványra az illetékbélyeget felragasztani, ha azt az ügyfél kiadványi illetékként csatolta. Az, hogy az illetékköteles iraton az illetéket részben, vagy egyáltalán nem rótták le, a további folyamatos kezelést nem akadályozhatja. (10) Ha a küldemény felbontásakor vagy később megállapítható, hogy a küldeményben a titkos ügykezelési szabályzat rendelkezései alá tartozó irat van, rá kell vezetni a borítékra (annak hiányában az iratra) a felbontó nevét és a felbontás keltét, szükség esetén a munkahelyét, majd a titkos ügykezelőhöz kell eljuttatni. (11) A küldemények borítékai közül az ajánlott levelekét hat hónapig meg kell őrizni. A borítékot az iratokhoz kell csatolni, ha — az irat benyújtásának határidejéhez jogkövetkezmény fűződik; — a beküldő nevét, illetőleg pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani; — a jelzett mellékletek hiányosan, vagy egyáltalán nem érkeztek meg. III. fejezet AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSBA VÉTELE Az iktatás 9. § (1) A küldemények beérkezése és felbontása után az iratokat iktatni kell. Iktatni kell a hivatalból tett intézkedést tartalmazó ügyiratokat (pl. utasítást, rendelkezést, jegyzőkönyvet, emlékeztetőt) és az igazgatóságon, a területi szerven belül véleményezésre, javaslattételre megküldött ún. átfutó ügyiratokat is. (2) A pénzügyi okmányokat (kifizetés céljából megküldött számlákat, banki, pénzforgalmi értesítéseket, folyószámla-kivonatokat stb.) csak akkor kell iktatni, ha annak kísérő irata alapján további intézkedés szükséges. A meghívókat ugyancsak akkor kell iktatni, ha azokkal kapcsolatosan intézkedés (pl. kirendelés) szükséges. (3) Üzleti körleveleket (árjegyzékek, prospektusok stb.) csak az illetékes osztályvezető utasítására szabad iktatni. (4) Nem kell iktatni a meteorológiai és hidrológiai jelentéseket, valamint a napi vízállásjelző táviratokat. (5) Nem szabad iktatni a visszaérkezett tértivevényeket (ezeket az ügyirathoz kell csatolni), továbbá a szaklapokat, folyóiratokat, a falragaszokat, a röplapokat és más propaganda, reklám stb. célokat szolgáló kiadványokat. (6) Az iratot beérkezése napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon, érkezési sorrendben kell iktatni. Soron kívül kell iktatni a táviratot, géptáviratot, az expressz küldeményt és a hivatalból tett intézkedést tartalmazó iratot. (7) Az iratot az átvétel napjától eltérő kelettel beiktatni nem szabad. Az iktatóbélyegző 10. § (1) Az iktatáskor az iktatóbélyegző lenyomatát az iraton el kell helyezni és a lenyonnt rovatait ki kell tölteni. A hivatalból keletkező iratokra iktatóbélyegzőt nyomni nem szükséges. (2) Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza aj az igazgatóság nevét és az iktatási egység megnevezését; b) az iktatási egység helységének nevét; cj továbbá —• az iktatás évének, hónapjának, napjának, — az iktatókönyv sorszámának — alszámának, — a mellékleteknek, — az előirat számának, — a törzsszámnak (munkaszámnak), — az ügyintéző nevének, — az ügy tárgyának feltüntetésére szolgáló rovatokat. (3) Az iktatóbélyegző lenyomatán a hónap nevét betűkkel kell feltüntetni. A mellékleteket szám szerint kell feltüntetni tíz darabig, ezen felül „les" (iratcsomó, terv stb.) jelzés is elégséges. Az ügy tárgyára vonatkozó rovatot az alszámra történő iktatás esetén kitölteni nem kell. (4) Az iktatóbélyegző lenyomatát lehetőleg az irat első (szöveges) oldalának jobb felső részére kell elhelyezni úgy, hogy az, az azon levő szöveget, címzést, stb-t ne takarja. Ha az iraton az iktatóbélyegző részére elegendő hely nincs, a tár-