Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Vízügy - A vízügyi igazgatóságok és területi szerveik ügyiratkezelésének szabályai. Melléklet: iratminták, irattári terv. • 1977.01.01 [31/1976 OVH sz. utasítás = Vízügyi Értesítő 1976/22.]

ezen kívül elrendelheti az igazgatói iratok részére, továbbá indokolt esetben, a székháztól távolabb levő épületben működő belső szervezeti egységnél belső iktatási egység iktatóirodájának létrehozását. (4) Külön szabályok szerint kell az ügyiratkezelést végezni és külön iktatókönyvbe kell iktatni, ha azt jogszabály írja elő (pl. titkos ügykezelés). 4. § Az ügyiratkezelést csak naptári év kezdetével szabad megváltoztatni. A szám-keret 5. § (1) Az igazgatóság ügyiratait az iktatási egységenként megállapított számkeretben kell iktatni. (2) A számkeretet — az előző évek tapasztalatai alapján, figyelemmel az esetleges ügyiratf orga-" lom-növekedésre — az igazgató állapítja meg. Ha az adott számkeretet felhasználják, pótszámkeretet kell megállapítani. Az ügyiratkezelés felügyelete 6- § (1) Az igazgatóság és területi szervei ügyiratainak kezelése felett az igazgató gyakorol felügyeletet. Ennek keretében a) ellenőrzi az igazgatóság és területi szerveinek iratkezelését; b) ellenőrzi az ügyiratkezelést végző dolgozók munkáját; c) irányítja és ellenőrzi az igazgatóság és területi szervei iratainak selejtezését; d) .évenként megállapítja az igazgatóság által felhasználható számkereteket [5. § (2) bekezdés]; e) rendszeresen, de legalább negyedévenként ügyirathátralék-kimutatást készíttet és a hátralék megszüntetése iránt szükség szerint intézkedik. (2) Az igazgató az (1) bekezdésben felsorolt feladatait az igazgatási osztály vezetője útján látja el. (3) Az iktatókönyv vezetését az igazgatási osztály, a belső iktatási egység, illetőleg a területi szerv vezetője félévenként köteles ellenőrizni és ennek megtörténtét — a lap szélén — kézjegyével igazolni. II. fejezet A KÜLDEMÉNYEK ÁTVÉTELE, ELOSZTÁSA ÉS BONTÁSA A.küldemények átvétele 7. § (1) A küldeményeket és beadványokat (a továbbiakban: küldemény) a hivatalos órák alatt kell átvenni. Ha az igazgatóság, a területi szerv postahivatalnál fiókot bérel, gondoskodni kell arról, hogy meghatalmazással rendelkező dolgozó az igazgatóság, a területi szerv, illetőleg annak dolgozói címére érkező küldeményeket minden munkanapon — szükség esetén több alkalommal is — lehetőleg zárható táskában elhozza. (2) A küldemények átvételét, szétosztását és továbbítást a központi iktatóiroda végzi. Az ügyfél vagy megbízottja által benyújtott küldeményeket a belső iktatási egység kezelője is átveheti. (3) A munkaidőn kívül érkező küldeményeket a portás vagy az ügyelet köteles átvenni. Ezek továbbításának rendjét az igazgató határozza meg. (4) Az olyan küldeményekre, amelyeknek burkolata sérült vagy azon a felbontás jelei megállapíthatók, rá kell vezetni, hogy „sérülten érkezett" vagy „felbontva érkezett", és azt alá kell írni. Ezután a küldeményt az igazgatási osztály, a belső iktatási egység, illetőleg a területi szerv vezetőjének vagy a címzettnek be kell mutatni. (5) Ha az ügyfél az iratot személyesen (vagy képviselő útján) nyújtja be, kérésére az átvételt igazolni kell. A kezelő az iktatóbélyegző lenyomatával igazolja az irat átvételét. A küldemények elosztása és bontása 8. § (1) A központi iktatóiroda, illetőleg a belső iktatási egység vezetője, vagy az ezzel megbízott dolgozó jogosult a küldemények felbontására. (2) Felbontás nélkül a címzetthez kell továbbítani — a névre szóló, — a hatósági osztálynak, a személyzeti osztálynak, a párt- és tömegszervezeteknek, a Munkaügyi Döntőbizottságnak és a Társadalmi Bíróságnak címzett küldeményeket. (3) Az igazgató és a területi szerv vezetője egyes küldemények felbontásának jogát a maga számára fenntarthatja, illetőleg egyes küldemények bemutatását elrendelheti. Az ilyen küldeményekről — a feladók, illetőleg a tárgykör megjelölésével — jegyzéket kell készíteni és átadni a központi iktatóiroda vezetőjének. (4) A névre szóló küldemények címzettje az általa felbontott hivatalos küldeményeket iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni a központi iktatóiroda, illetőleg a belső iktatási egység kezelőjének (a továbbiakban: kezelő). (5) A vezető tartósabb távolléte idejére köteles a részére címzett hivatalos küldemények felbontására esetenként vagy állandó jelleggel, helyettest megbízni. A vezető, illetőleg helyettese minden esetben felbonthatja az ügyintéző távollétében a nevére szóló küldeményt, ha a boríték külső adataiból egyértelműen megállapítható, hogy az az igazgatóság, a területi szerv hatáskörébe tartozó, vagy ott folyamatban levő eljáráshoz kapcsolódó hivatalos iratot tartalmaz. •